„(1)
Elektronická zásielka sa prijíma prostredníctvom elektronickej schránky,2) centrálnej elektronickej podateľne,3) elektronickej pošty alebo elektronických služieb.

(2)
Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 2 a 3 znejú:

„2) § 11 až 16 zákona o e-Governmente.

3) § 10 ods. 7 zákona o e-Governmente.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 4 sa vypúšťa.

Poznámka pod čiarou k odkazu 4aa znie:

„4aa) § 18 až 20 vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení vyhlášky č. 546/2021 Z. z.“.

„(5)
Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, dátumom prijatia a identifikátormi pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo z inej evidencie; neelektronická kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačí.“.

„12) Výnos č. 525/2011 Z. z. v znení opatrenia č. 203/2021 Z. z. Vyhláška č. 78/2020 Z. z. v znení vyhlášky č. 546/2021 Z. z.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 12a znie:

„12a) § 9 a 10 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

„(8)
Elektronický systém správy registratúry má spravidla tieto roly:
a)
podateľňa,

b)
vedúci,

c)
asistent,

d)
referent,

e)
správca adresára,

f)
správca príručnej registratúry,

g)
správca príručnej registratúry s vyradením,

h)
správca registratúry.“.

„(1)
Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu. Spis sa vytvára spájaním registratúrnych záznamov, ktoré sa viažu k tej istej veci v elektronickom systéme správy registratúry, v agendovom informačnom systéme, v registratúrnom denníku alebo v osobitnej systematickej evidencii. Spis sa vytvára ako elektronický spis, neelektronický spis alebo kombinovaný spis.

(2)
Spisový obal v neelektronickej podobe je neoddeliteľnou súčasťou neelektronického spisu alebo kombinovaného spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje názov pôvodcu, názov jeho organizačnej zložky, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, stupeň dôvernosti,12b) dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa a označenie „Spisový obal“. Spisový obal v neelektronickej podobe sa vytvára, ak sa do spisu zakladá prvý neelektronický registratúrny záznam. V elektronickom systéme správy registratúry sa pre elektronické spisy spisový obal a obsah spisu vyhotovuje a zobrazuje len pri znázornení spisu.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 12b znie:

„12b) Príloha č. 2 k vyhláške Národného bezpečnostného úradu č. 362/2018 Z. z., ktorou sa ustanovuje obsah bezpečnostných opatrení, obsah a štruktúra bezpečnostnej dokumentácie a rozsah všeobecných bezpečnostných opatrení.“.

„(9)
Číslo spisu obsahuje označenie pôvodcu alebo jeho organizačnej zložky, poradové číslo z elektronického systému správy registratúry, z agendového informačného systému, z registratúrneho denníka alebo z osobitnej systematickej evidencie a rok. Číslo spisu môže obsahovať aj iné znaky charakterizujúce skutočnosti súvisiace so spisom; vtedy sa stáva identifikátorom spisu, ktorý je nemenný až do uzatvorenia spisu. Skladbu čísla spisu upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.“.

„(12) Ak bude nasledujúci kalendárny rok prijatý alebo vytvorený nový registratúrny záznam patriaci do spisu z predchádzajúceho kalendárneho roka, spis dostáva nové číslo. Nové číslo spisu sa vyznačí na pôvodnom spisovom obale. Pri evidovaní ďalšieho registratúrneho záznamu v novom kalendárnom roku sa v obsahu spisu pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. V registratúrnom denníku sa vyznačí aj číslo spisu z predchádzajúceho kalendárneho roka. V registratúrnom denníku z prechádzajúceho kalendárneho roka sa vyznačí nové číslo spisu.“.

Doterajší odsek 13 sa označuje ako odsek 14.

„b)
postúpením,“.

„(9)
Ak osobitný predpis16ea) neustanovuje inak, návrh vybavenia sa zaradí do schvaľovacieho procesu. Ak schválenie prebieha prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, môže byť jeho súčasťou autorizácia registratúrneho záznamu a kontrola vybavenia podania.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16ea znie:

„16ea) Napríklad § 33 katastrálneho zákona.“.

Doterajší odsek 9 sa označuje ako odsek 10.

„(2)
Elektronický registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu; nezakladá sa do spisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu sa vyhotovujú vo formátoch podľa osobitného predpisu.4aa)“.

„(3)
Ak nejde o doručovanie pri výkone verejnej moci, registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom môže byť odosielaný aj v podobe zaručenej konverzie pôvodného dokumentu; nezakladá sa do spisu. Z odoslaného registratúrneho záznamu môže pôvodca vyhotoviť zaručenú konverziu pôvodného dokumentu aj na žiadosť adresáta.“.

Doterajšie odseky 3 až 7 sa označujú ako odseky 4 až 8.

„(4)
Ak sa vykonáva správa registratúry prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, zabezpečí sa na odosielanie elektronického registratúrneho záznamu jeho prepojenie s centrálnou elektronickou podateľňou a s elektronickou schránkou.“.

„(3)
Pôvodca, ktorého registratúrny plán obsahuje podskupiny vecných skupín, ktoré majú rovnaký znak hodnoty a rovnakú lehotu uloženia, môže po schválení podľa § 24 ods. 3 písm. c) alebo podľa § 24a písm. c) zákona tieto podskupiny zlúčiť alebo zrušiť.“.

„(1)
Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme správy registratúry, vo vládnom cloude,16j) v module dlhodobého uchovávania17) alebo v agendovom informačnom systéme až do svojho vyradenia.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16j znie:

„16j) § 24a zákona č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 325/2022 Z. z.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 17a znie:

„17a) § 7 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.“.

„c)
kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku v elektronickom systéme správy registratúry, v module dlhodobého uchovávania elektronických registratúrnych záznamov alebo v agendovom informačnom systéme a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 18a znie:

„18a) § 11 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.“.

„g)
je vecným správcom elektronického systému správy registratúry,

h)
zabezpečuje školenia k registratúrnemu poriadku pôvodcu,

i)
preveruje plnenie povinností pri správe registratúry u pôvodcu; postup preverovania upravuje interný predpis pôvodcu.“.

Doterajší odsek 4 sa označuje ako odsek 5.

„(1)
Prístup k registratúre sa uskutočňuje nazeraním, vypožičiavaním a vyhotovovaním odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie alebo osvedčenej kópie formou zaručenej konverzie. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie. Vydávanie elektronického odpisu a výstupu z elektronického systému správy registratúry upravuje osobitný predpis.19a)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19a znie:

„19a) § 26 zákona č. 95/2019 Z. z. v znení zákona č. 325/2022 Z.z.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19aa znie:

„19aa) Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19ab znie:

„19ab) Príloha č. 5 k výnosu č. 525/2011 Z. z. v znení opatrenia č. 203/2021 Z. z.“.

„(2)
Výstupné formáty elektronického registratúrneho záznamu upravuje osobitný predpis.4aa)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19b sa vypúšťa.

Poznámka pod čiarou k odkazu 20 sa vypúšťa.

㤠23a
Správa registratúry pri výkone práce mimo pracoviska
(1)
Jednotný postup pri správe registratúry pri výkone práce mimo pracoviska upravuje registratúrny poriadok pôvodcu alebo iný interný predpis.

(2)
Registratúrne záznamy vzniknuté pri výkone práce mimo pracoviska sa uchovávajú v registratúre pôvodcu.“.

㤠25b
Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. septembra 2023
Registratúrne poriadky uvedú pôvodcovia do súladu s touto vyhláškou do 31. decembra 2023.“.