Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry 525/2011 účinný od 01.02.2012 do 30.06.2021
| Platnosť od: | 29.12.2011 |
| Účinnosť od: | 01.02.2012 |
| Účinnosť do: | 30.06.2021 |
| Autor: | Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky |
| Oblasť: | Informácie a informačný systém |
| Zobraziť iba vybrané paragrafy: | Zobraziť |
UPOZORNENIE: Znenia §-ov sú skrátené. Na zobrazenie celého znenia musíte byť zaregistrovaní. ZAREGISTRUJTE SA NA 14 DNÍ BEZPLATNE!
Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch ...
Základné ustanovenia
§ 1
Štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry
Týmto výnosom sa ustanovujú štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry ...
vzťahu medzi entitami registratúry,
kontroly a bezpečnosti elektronického systému správy registratúry,
zmenového protokolu vedeného k elektronickému systému správy registratúry,
prijímania elektronických záznamov,
hromadného importu elektronických registratúrnych záznamov,
správy elektronickej pošty v elektronickom systéme správy registratúry,
skenovania registratúrnych záznamov,
evidovania elektronických registratúrnych záznamov a spisov,
prenosu, exportu a zničenia elektronických registratúrnych záznamov,
vyhľadávania elektronických registratúrnych záznamov,
znázornenia elektronických registratúrnych záznamov,
tlače elektronických registratúrnych záznamov,
režimu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov,
vykonania odbornej archívnej prehliadky elektronických registratúrnych záznamov,
všeobecných požiadaviek na správu parametrov a konfiguráciu elektronického systému správy registratúry ...
zmien, vymazávania a anonymizovania elektronických registratúrnych záznamov,
vedenia evidencie neelektronických registratúrnych záznamov,
podpory vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov,
správy elektronických registratúrnych záznamov,
správy agendových spisov,
používania elektronického podpisu a zaručeného elektronického podpisu1) v elektronickom systéme ...
šifrovania v elektronickom systéme správy registratúry,
prevádzky na geograficky odlišných miestach,
práce off-line a vzdialeného prístupu,
integrácie faxu,
uplatnenia bezpečnostných kategórií pri narábaní s entitami registratúry.
Počítačová aplikácia, ktorá zabezpečuje pracovné procesy súvisiace s evidovaním záznamov ...
§ 2
Vymedzenie základných pojmov
agendou súbor procesov smerujúcich k spracovaniu konkrétneho úradného konania, ktoré je nutné ...
agendovým informačným systémom systém správy registratúry určený na evidenciu a správu registratúrnych ...
agendovým spisom spis, ktorý je spracovávaný postupom podľa osobitného predpisu,
anonymizovaním úprava elektronických registratúrnych záznamov obsahujúca proces skrytia určitých ...
autenticitou registratúrneho záznamu vlastnosť registratúrnych záznamov charakterizujúca jeho ...
bezpečnosťou elektronického registratúrneho záznamu súbor opatrení, ktoré zabezpečia zachovanie ...
číslom spisu evidenčný znak spisu v rámci evidencie spisov,
číslom záznamu evidenčný znak registratúrneho záznamu v rámci evidencie registratúrnych záznamov, ...
dedičnosťou schopnosť entity registratúry umožňujúca odovzdanie určitých vlastností z hierarchicky ...
dobou konfigurácie časový okamih v životnom cykle elektronického systému správy registratúry, ...
druhom registratúrneho záznamu vecne osobitná charakteristika opisujúca registratúrny záznam, ...
elektronickým systémom správy registratúry informačný systém určený na uloženie a správu ...
elektronickým registratúrnym strediskom funkčná zložka elektronického systému správy registratúry ...
entitou registratúry registratúrny záznam, spis alebo vecná skupina spisov,
exportom elektronického registratúrneho záznamu proces vytvorenia jeho kópie vrátane jeho metadát ...
históriou entity registratúry záznam o správe entity registratúry v priebehu času obsahujúci ...
jednoznačným identifikátorom entity registratúry znak pevne spojený s entitou registratúry zaisťujúci ...
kritickým registratúrnym záznamom registratúrny záznam zásadného významu, ktorý je nevyhnutný ...
metadátami entity registratúry dáta opisujúce kontext, obsah a štruktúru entity registratúry ...
používateľom vopred určený zamestnanec alebo skupina zamestnancov, ktorému bol udelený súhrn ...
prenosom proces premiestnenia entít spolu s ich metadátami do iného systému; účelom prenosu je ...
prijímaním záznamu úkon elektronického systému správy registratúry, ktorým sa záznam deklaruje ...
registratúrnou značkou označenie entity registratúry, ktoré určuje jej jednoznačné miesto v ...
režimom vyraďovania ustanovený systém vyraďovania entít registratúry, ktorý zahŕňa predloženie ...
schvaľovateľom registratúrneho záznamu osoba zodpovedná v rámci svojich oprávnení udelených ...
správcom registratúry fyzická osoba, ktorá je používateľom elektronického systému správy registratúry ...
§ 3
Štandardy pre elektronický systém správy registratúry
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 1.
Základné vzťahy medzi entitami registratúry umožňujú v rámci registratúry pôvodcu zaraďovanie ...
Súbor entít má v závislosti od pôvodcu registratúry rôznu štruktúru členenia. Model štruktúry ...
§ 4
Podmienky kontroly a bezpečnosti elektronických registratúrnych záznamov
Programové vybavenie elektronického systému správy registratúry umožňuje
kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,
obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu ...
zdieľanie častí miesta uloženia elektronického systému správy registratúry.
Na zabezpečenie prístupu v elektronickom systéme správy registratúry a na podporu obnovy dát možno ...
Na správu prístupu k elektronickému systému správy registratúry sú vytvorené organizačné a ...
Ako zápis uskutočnených operácií týkajúcich sa elektronického systému správy registratúry ...
Elektronický systém správy registratúry pravidelne zálohuje elektronické registratúrne záznamy ...
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje tieto samostatné zálohovacie operácie:
plné zálohovanie, ktorým sa zálohujú všetky dáta vedené v systéme,
nevyhnutné zálohovanie, ktorým sa zálohujú iba konfigurácie elektronického systému správy registratúry ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry v rámci kontroly a bezpečnosti ...
§ 5
Podmienky prijímania elektronických záznamov
Proces prijímania záznamu v elektronickom systéme správy registratúry zahŕňa jeho kontrolu a ...
prijímať bez zmeny obsahu elektronické záznamy bez ohľadu na ich dátový formát, metódu kódovania ...
zabezpečiť vloženie elektronických registratúrnych záznamov do jedného spisu alebo viacerých ...
zabezpečiť vecne správne zaradenie spisu v registratúre podľa registratúrneho plánu.
Proces prijímania záznamu nemusí umožňovať znázornenie elektronických záznamov všetkých možných ...
Prijímanie záznamov sa v elektronickom systéme správy registratúry môže uskutočniť rôznymi ...
hromadným importom záznamov z kompatibilného dokument manažment systému,
hromadným importom záznamov z kompatibilného elektronického systému správy registratúry,
ako jeden kompatibilný dátový súbor obsahujúci sériu záznamov rovnakého typu,
ako záznamy z kompatibilného snímacieho alebo znázorňovacieho systému,
ako záznamy zo zložiek operačného systému.
Pri hromadnom importe elektronický systém správy registratúry prijíma elektronický registratúrny ...
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vytváranie ...
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry definovať jeden druh ...
Pri projektovaní implementácie elektronického systému správy registratúry sa má v rámci správy ...
existujúce neelektronické registratúrne záznamy alebo mikroformáty, na ktoré bude elektronický ...
neelektronické registratúrne záznamy, ktoré pôvodca registratúry naďalej prijíma alebo vytvára, ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických ...
§ 6
Evidovanie elektronických registratúrnych záznamov
Evidovanie je zaznamenávanie došlých a odoslaných elektronických záznamov v evidencii na získanie ...
Evidencia elektronických záznamov ustanovuje požiadavky na ich identifikáciu (číslo záznamu a ...
V mieste a čase doručenia elektronického záznamu, spravidla v podateľni pôvodcu registratúry, ...
V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri elektronických registratúrnych záznamoch ...
V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri spise povinne znázorňujú všetky položky ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu elektronických ...
§ 7
Uchovávanie, export a zničenie elektronických registratúrnych záznamov
Elektronický registratúrny záznam je v elektronickom systéme správy registratúry uchovávaný ...
Používateľom je umožnené exportovať elektronické registratúrne záznamy z elektronického systému ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu, exportu ...
§ 8
Vyhľadávanie a znázorňovanie elektronických registratúrnych záznamov a spisov
Súčasťou elektronického systému správy registratúry je funkcia vyhľadávať a znázorňovať ...
Používateľ môže použiť pri vyhľadávaní ako podmienky vyhľadávania akúkoľvek kombináciu ...
identifikácie spisu (agendového spisu),
čísla záznamu,
jednoznačného identifikátora,
vlastníka, schvaľovateľa alebo spracovateľa,
názvu entity registratúry,
dátumu odoslania,
dátumu prijatia,
označenia a identifikácie záznamu vykonaných odosielateľom,
názvu záznamu, spisu, agendového spisu,
plne určenej registratúrnej značky spisu alebo agendového spisu,
podľa názvu alebo priezviska odosielateľa,
režimu vyraďovania.
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu, znázorňovaniu ...
§ 9
Vyraďovanie elektronických registratúrnych záznamov
Vyraďovanie elektronického registratúrneho záznamu sa riadi režimom vyraďovania spisu, do ktorého ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu elektronických ...
§ 10
Správcovská rola
Správcovskú rolu v elektronickom systéme správy registratúry plní správca registratúry.
Správca registratúry sleduje činnosť a stav elektronického systému správy registratúry prostredníctvom ...
registratúrny plán,
spis,
aktivitu používateľov,
prístupové a bezpečnostné oprávnenia,
výber elektronických registratúrnych záznamov označených znakom hodnoty „A“.
Úlohy správcu registratúry vo vzťahu k bezpečnosti elektronického systému správy registratúry ...
Príklady rolí v rámci elektronického systému správy registratúry sú uvedené v prílohe č. ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným požiadavkám ...
§ 11
Zmeny, vymazávanie, zničenie a anonymizovanie elektronických registratúrnych záznamov
Schválený elektronický registratúrny záznam nemožno zmeniť ani vymazať; to neplatí, ak ide ...
Ak sú entity registratúry vylúčené z ďalšieho spracovania, sú ďalej uchované v elektronickom ...
Anonymizovanie sa vykonáva na kópii elektronického registratúrneho záznamu s cieľom skrytia určitých ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám, vymazávaniu, ...
§ 12
Evidovanie a správa neelektronických registratúrnych záznamov
Pôvodca registratúry v elektronickom systéme správy registratúry vedie aj evidenciu neelektronických ...
Spis môže obsahovať akúkoľvek kombináciu elektronických registratúrnych záznamov a neelektronických ...
Na zabezpečenie správy neelektronických registratúrnych záznamov elektronický systém správy ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu evidencie ...
§ 13
Požiadavky na správu elektronických registratúrnych záznamov
Elektronický systém správy registratúry poskytuje integrované riešenie s dokument manažment systémom. ...
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje v procese obehu elektronických spisov alebo ...
riadenie zásadných procesov, ako je príjem elektronických registratúrnych záznamov, ich vytváranie, ...
kontrolu elektronických registratúrnych záznamov pred príjmom,
riadenie pohybu elektronických registratúrnych záznamov alebo spisov od používateľa k používateľovi ...
upozornenie používateľov na dostupnosť elektronických registratúrnych záznamov,
distribúciu elektronických registratúrnych záznamov,
správu elektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom procesov práce s agendovými spismi. ...
Elektronický systém správy registratúry umožňuje spravovať rôzne verzie elektronického registratúrneho ...
Ak sa elektronický záznam prijal do elektronického systému správy registratúry alebo odoslal z ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe elektronických ...
§ 14
Správa agendových spisov
Elektronický systém správy registratúry je konfigurovaný tak, aby umožnil existenciu používateľskej ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe agendových ...
§ 15
Použitie elektronického podpisu a časovej pečiatky
V elektronickom systéme správy registratúry môže byť elektronický registratúrny záznam podpísaný ...
Elektronický registratúrny záznam môže byť v uzatvorenom systéme podpísaný elektronickým podpisom ...
Na účely zistenia existencie dát, vzhľadom na spracovávaný časový údaj, sa používa časová ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k elektronickému podpisu ...
§ 16
Práca off-line, vzdialený prístup a integrácia faxu
Elektronický systém správy registratúry umožňuje prácu off-line a integráciu faxu.
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry jeho konfiguráciu na ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prevádzke elektronického ...
§ 17
Uplatnenie bezpečnostných kategórií
Bezpečnostné nastavenia elektronického systému správy registratúry zohľadňujú obmedzenia prístupu ...
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu bezpečnostných ...
§ 18
Tvorba a správa systémových a iných hodnôt
Elektronický systém správy registratúry umožňuje používať trvalé implicitné hodnoty na zápis ...
hodnoty definované používateľom,
štandardné hodnoty definované správcom registratúry,
hodnoty odvodené z kontextu vykonávanej činnosti (napríklad dátum, odkaz na spis, používateľ). ...
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry konfigurovať ponukové ...
§ 19
Dokumentácia životného cyklu elektronického systému správy registratúry
Registratúrne záznamy s údajmi o elektronickom systéme správy registratúry sú počas jeho životného ...
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje evidenčný list, v ktorom sú uvedené: ...
názov elektronického systému správy registratúry ako obchodného produktu,
obchodné meno dodávateľa elektronického systému správy registratúry,
dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do skúšobnej prevádzky,
dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do riadnej prevádzky,
informácie o významných zmenách elektronického systému správy registratúry a čase ich vykonania, ...
dátum ukončenia prevádzky elektronického systému správy registratúry,
technická charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä použité technológie ...
vecná charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä určenie časti agendy ...
prehľad právnych predpisov vzťahujúcich sa na obsah elektronického systému správy registratúry, ...
údaje o prístupe verejnosti k elektronickému systému správy registratúry,
prehľad správcovských rolí a správcov registratúry a ich zaradenie v organizačnej štruktúre ...
prehľad používateľských rolí a ich charakteristika.
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje
doklady o nadobudnutí, právnom titule a podmienkach jeho používania a dokumentáciu o zavedení ...
analytickú a projektovú dokumentáciu,
obsahuje systémovú príručku,
používateľské príručky pre všetky používateľské a správcovské roly.
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje kópie vnútorných predpisov, ktorými ...
§ 20
Všeobecné požiadavky na metadáta elektronického systému správy registratúry
Všeobecnými požiadavkami na metadáta elektronického systému správy registratúry sú:
elektronický systém správy registratúry neobmedzuje počet prvkov metadát povolených pre každú ...
elektronický systém správy registratúry je nakonfigurovaný tak, aby metadáta boli spracovávané ...
elektronický systém správy registratúry podporuje najmä tieto formáty prvkov metadát:
abecedné,
alfanumerické,
numerické,
časové,
logické (typu „ÁNO/NIE“),
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry určiť, ktorý prvok ...
elektronický systém správy registratúry umožňuje automatické dedenie hodnôt prvkov metadát ...
elektronický systém správy registratúry umožňuje získať hodnoty metadát
zo softvérovej aplikácie vytvárajúcej záznamy,
z operačného systému,
zo sieťového softvéru,
od používateľa v čase príjmu,
na základe pravidiel definovaných na účely generovania metadát systémom v čase príjmu,
elektronický systém správy registratúry podporuje kontrolu platnosti metadát, ak sú metadáta ...
elektronický systém správy registratúry spravidla umožňuje správcovi registratúry pre hodnoty ...
trvalej, používateľom definovanej štandardnej hodnoty,
preddefinovanej hodnoty,
aktuálneho dátumu (len pre časové prvky),
prázdneho prvku,
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vykonávanie ...
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry zmenu konfigurácie ...
Prvok metadát je definovaný na základe funkčných požiadaviek na elektronický systém správy ...
formát a dĺžka poľa,
povinnosť (záväzné alebo voliteľné),
zdroj dát,
charakter kontroly platnosti,
pravidlá dedičnosti,
pravidlá preddefinovaných hodnôt na zápis dát.
Atribúty môžu byť upravené osobitným predpisom.
Prvky metadát entít sú uvedené v prílohe č. 5.
§ 21
Prechodné ustanovenie
Na elektronické systémy správy registratúry používané orgánmi verejnej správy pred 1. februárom ...
§ 22
Účinnosť
Tento výnos nadobúda účinnosť 1. februára 2012.
Daniel Lipšic v. r.
Poznámky
- 1) § 3 a 4 zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov ...
- 2) § 7 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ...
- 3) Vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 136/2009 Z. z. o spôsobe a postupe používania ...
- 4) § 4 zákona č. 215/2002 Z. z.
- 5) RFC 2104, FIPS PUB 198-1 The Keyed-Hash Message Authentication Code (HMAC)http://csrc.nist.gov/publications/fips/fips ...
- 6) § 9 zákona č. 215/2002 Z. z. v znení zákona č. 214/2008 Z. z.
- 7) § 2 písm. r) zákona č. 215/2002 Z. z.
- 8) Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z. o štandardoch pre informačné ...
- 9) Napríklad ak systém ukladá metadáta týkajúce sa dátumu otvorenia spisu, tieto dáta sa zaznamenávajú ...
- 10) § 3 ods. 4 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 135/2009 Z. z. o vyhotovení a overovaní ...
- 11) § 2 písm. p) zákona č. 215/2002 Z. z. v znení zákona č. 214/2008 Z. z.