Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov 628/2002 účinný od 01.06.2017 do 31.12.2023

§ 2
Kritériá hodnotenia záznamu

Pri hodnotení záznamu sú rozhodujúce tieto kritériá:
a)
obsah záznamu,
b)
význam pôvodcu záznamu,
c)
obdobie vzniku záznamu,
d)
jedinečnosť vyhotovenia záznamu,
e)
hodnovernosť záznamu,
f)
pri elektronickom zázname aj úplnosť štruktúrovaných údajov o jeho obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe.

§ 4
Pôvodca záznamu

(1)
Pri hodnotení pôvodcu záznamu sa prihliada na význam pôvodcu záznamu z hľadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia.
(2)
Registratúrne záznamy sa podľa pôvodcu registratúry hodnotia takto:
a)
registratúrnymi záznamami pôvodcu I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti štátnych orgánov, orgánov územnej samosprávy3) a ďalších orgánov verejnej správy,
b)
registratúrnymi záznamami pôvodcu II. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry určených ministerstvom,
c)
registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti iných pôvodcov registratúry; tieto registratúrne záznamy spravidla nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.

§ 9
Znak hodnoty

(1)
Pôvodca registratúry označuje znakom hodnoty „A" registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podľa tejto vyhlášky, vždy však kritérium obsahu, alebo registratúrny záznam, o ktorom to ustanovuje osobitný predpis. Pôvodca registratúry navrhuje znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu pre každú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov; pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu nenavrhuje.
(2)
Znak hodnoty „A" uvedený v návrhu registratúrneho plánu sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu podľa kritérií hodnotenia záznamu.
(3)
Pôvodca registratúry uvádza znak hodnoty „A" podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil. Znak hodnoty „A" sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

§ 10
Lehota uloženia

(1)
Pôvodca registratúry navrhuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty v návrhu registratúrneho plánu, ak ju neustanovuje osobitný predpis. Pôvodca registratúry musí navrhnúť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.
(2)
Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu. Pôvodca registratúry nesmie vyradiť registratúrny záznam pred uplynutím schválenej lehoty uloženia.
(3)
Pôvodca registratúry uvádza lehotu uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil arabskou číslicou. Lehota uloženia sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.
(4)
Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry.
(5)
Lehotu uloženia určenú podľa registratúrneho plánu platného v čase vzniku registratúrneho záznamu môže pôvodca registratúry so súhlasom archívu upraviť podľa registratúrneho plánu v čase vyraďovania registratúrneho záznamu.

§ 11
Príprava vyraďovacieho konania

(1)
Pôvodca registratúry vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A". Pôvodca registratúry môže vypracovať a predložiť návrh na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva. Vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohách č. 1 a 1a.
(2)
Ak osobitný predpis neustanovuje inak,6) zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje tieto údaje:
a)
poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
b)
registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,
c)
rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
d)
znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,
e)
lehotu uloženia,
f)
množstvo úložných jednotiek, napríklad počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, počet tubusov, množstvo elektronických registratúrnych záznamov; množstvo elektronických registratúrnych záznamov sa vyjadrí odhadovaným objemom v megabajtoch alebo gigabajtoch.
(3)
Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 2. Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 3.
(4)
Pôvodca registratúry, ktorý nevypracúva registratúrny plán, neuvádza registratúrnu značku, znak hodnoty ani lehotu uloženia.

§ 12
Vyraďovacie konanie

(1)
Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje
a)
úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,
b)
nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie,
c)
správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov, ak ide o pôvodcu, ktorý nevypracúva registratúrny plán,
d)
pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.
(2)
Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A".
(3)
Návrh na vyradenie, ktorý neobsahuje údaje podľa § 11, sa vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie alebo prepracovanie. Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podľa § 11, vydá sa rozhodnutie.
(4)
Registratúrne záznamy označené v rozhodnutí znakom hodnoty „A" pôvodca registratúry odovzdá príslušnému archívu uvedenému v rozhodnutí o vyradení. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A" pôvodca registratúry zničí. Pôvodca registratúry vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov v evidencii registratúrneho strediska.

§ 14a
Preberanie elektronických archívnych dokumentov

(1)
Štátny ústredný archív a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou (ďalej len „štátny archív“) odovzdávajú prebraté elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky podľa osobitného predpisu6a) a je k nim pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) na overenie integrity, do elektronického archívu ministerstva (ďalej len „elektronický archív“). Špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) sa vytvorí z pôvodného elektronického registratúrneho záznamu použitím kryptografického algoritmu sha256 určeného elektronickým archívom. Vzor preberacieho protokolu elektronických archívnych dokumentov zverejňuje ministerstvo na svojom webovom sídle.
(2)
Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.
(3)
Do elektronického archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch csv, doc, docx, gif, html, jpg, mp3, mp4, pdf, png, ppt, pptx, tiff, txt, xml, xls, xlsx; ukladajú sa vo formátoch jpeg2000, tiff, pdf/A-1a alebo txt.
(4)
Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov elektronický archív overuje ich predpísaný formát, pripojenú špecifickú informáciu (hash), ich obsahovú správnosť a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.
(5)
Do elektronického archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty v dávkach. Veľkosť dávky určí preberajúci štátny archív.

§ 14b
Vyraďovanie archívnych dokumentov pri sprístupňovaní

(1)
Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä
a)
prebranie archívnych dokumentov s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou,
b)
prehodnotenie trvalej dokumentárnej hodnoty archívnych dokumentov.
(2)
Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí. Vyradené archívne dokumenty archív zničí.
(3)
Archív po vyradení archívnych dokumentov vyhotoví nový evidenčný list podľa § 35.

§ 17
Druhy ochrany

(1)
Ochrana archívnych dokumentov pred poškodením sa zabezpečuje preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním.
(2)
Preventívnou ochranou je
a)
vyhotovenie registratúrneho záznamu na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivosť; materiál ochranného obalu, v ktorom je registratúrny záznam uložený, musí čo najviac vylúčiť škodlivé účinky vonkajších degradačných činiteľov,
b)
dodržiavanie zásad manipulácie,
c)
umiestnenie archívu a registratúrneho strediska v priestoroch, ktoré spĺňajú podmienky podľa tejto vyhlášky,
d)
zabezpečenie a kontrola podmienok uloženia podľa tejto vyhlášky, ako sú teplota, relatívna vlhkosť vzduchu, optické žiarenie, prašnosť, mikrobiologické znečistenie a biologickí škodcovia,
e)
priebežná kontrola fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov,
f)
zamedzenie vstupu cudzích osôb do priestorov, v ktorých sú archívne dokumenty alebo registratúrne záznamy uložené, a na špecializované pracoviská archívu,
g)
evidovanie archívnych dokumentov, ktoré archív prevzal, vrátane evidencie aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v archíve,
h)
evidovanie registratúrnych záznamov vrátane evidovania aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku,
i)
vyhotovenie konzervačnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia") a študijnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „študijná kópia").
(3)
Konzervovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na zachovanie integrity a stabilizácie obsahu a fyzického stavu archívneho dokumentu, ako aj postupov na vylúčenie a znižovanie účinkov procesov degradačných činiteľov spôsobujúcich jeho poškodzovanie.
(4)
Reštaurovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na rekonštrukciu pôvodného stavu a na zlepšenie fyzického stavu poškodeného archívneho dokumentu.

§ 19
Priestory archívu

(1)
Archív sa umiestňuje v priestoroch, ktoré slúžia výlučne na tento účel. Tieto priestory sa zriaďujú v budovách spravidla v sídle zriaďovateľa archívu alebo čo najbližšie k nemu.
(2)
Archív nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, napríklad na mieste so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru,9) na mieste s vysokou úrovňou spodnej vody a v inundačnom území.10) V priemyselných areáloch sa archív umiestňuje v priestoroch, ktoré nemôžu byť dotknuté závažnou priemyselnou haváriou.11)
(3)
Priestormi archívu sú
a)
priestory na preberanie, mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov,
b)
ukladacie priestory (depoty),
c)
špecializované pracoviská,
d)
priestory na prístup k archívnym dokumentom,
e)
knižnica.
(4)
Priestory archívu sú vzájomne oddelené a vybavené účelovým zariadením.
(5)
Priestorom na preberanie archívnych dokumentov je zastrešená nákladná rampa, ktorá je spojená s priestorom pre mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov.
(6)
Ukladacie priestory sú budovy alebo miestnosti používané výlučne na dlhodobé uloženie archívnych dokumentov. Stavajú sa z materiálov, ktoré zabezpečujú stabilné hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu pred vplyvmi vonkajších klimatických zmien. Materiály použité na povrchové úpravy ukladacích priestorov a ich vybavenia musia byť nehorľavé a také, ktoré nepriťahujú, nezadržiavajú a neuvoľňujú látky, ktoré by poškodzovali archívne dokumenty, najmä prach a chemické látky. Zaťaženie vodorovných nosných konštrukcií je minimálne 10,0 kN/m2 pre pevné regály a minimálne 14,0 kN/m2 pre pohyblivé regály. Ukladacie priestory musia byť vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi. Rozvody elektriny a vody sa umiestňujú v ukladacích priestoroch iba v prípade nevyhnutnej potreby, rozvod plynu sa v ukladacích priestoroch neumiestňuje. V ukladacích priestoroch musí byť zamedzený prístup priameho denného svetla a musí byť zabezpečené účinné vetranie.
(7)
Špecializovanými pracoviskami sú manipulačné priestory pre sprístupňovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na mikrofilmovanie a digitalizovanie archívnych dokumentov, kníhviazačská dielňa a ďalšie špecializované pracoviská na ochranu archívnych dokumentov.
(8)
Priestormi na prístup k archívnym dokumentom sú
a)
priestory na štúdium archívnych dokumentov (ďalej len „bádateľňa"),
b)
miestnosť na prednášky a na premietanie filmov,
c)
výstavné priestory.
(9)
Bádateľňa môže slúžiť aj na prednášky, premietanie filmov a vystavovanie archívnych dokumentov. Bádateľňa je vybavená zariadeniami, ktoré zabezpečujú zvýšenú ochranu archívnych dokumentov pred poškodením a odcudzením, ako sú vnútorný televízny okruh, prístroje na čítanie mikrofilmov, prípojky na počítače, počítače pre prístup k archívnemu informačnému systému, ochrana pred optickým žiarením.
(10)
Knižnica sa umiestňuje v určených priestoroch vybavených tak, aby sa zabezpečila ochrana knižničného fondu pred odcudzením, stratou a poškodením.

§ 29
Evidencia archívneho dedičstva Slovenskej republiky

(1)
Do Evidencie archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len „evidencia archívneho dedičstva") sa zapisujú archívne fondy a archívne zbierky (ďalej len „súbor archívnych dokumentov").
(2)
Evidenciu archívneho dedičstva tvoria evidencie štátnych archívov zriadených ministerstvom a ústredná evidencia, ktorú vedie ministerstvo.
(3)
Evidenciu štátneho archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prevzal, a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré sa nachádzajú v jeho územnom obvode (ďalej len „evidenčný list").
(4)
Ústrednú evidenciu tvoria evidencie štátnych archívov, evidencia archívov, zoznam osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti a evidencia archívnych pomôcok.
(5)
Evidencia archívneho dedičstva sa vedie v písomnej forme a elektronickej forme.

§ 32
Ústredná evidencia

(1)
Ústredná evidencia sa vedie v elektronickej forme. Štátny archív má prístup do ústrednej evidencie na vykonanie zápisov do evidenčných listov, ktoré vedie.
(2)
Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme v súlade s pravidlami všeobecného medzinárodného štandardu pre archívny opis14) a obsahujú najmä informácie o
a)
vzniku a činnosti pôvodcu archívnych dokumentov,
b)
starostlivosti pôvodcu o registratúrne záznamy a archívne dokumenty,
c)
spôsobe sprístupnenia archívom,
d)
štruktúre a obsahu archívnych dokumentov,
e)
množstve a druhoch archívnych dokumentov.

§ 35
Evidenčný list

(1)
Evidenčný list vedie archív ku každému súboru archívnych dokumentov.
(2)
Evidenčný list obsahuje spravidla tieto údaje o súbore archívnych dokumentov:
a)
identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to číslo evidenčného listu, názov a identifikátor archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov,
b)
vlastníctvo,
c)
zloženie súboru archívnych dokumentov,
d)
fyzický stav,
e)
sprístupnenie,
f)
obmedzenie prístupu a čas jeho trvania,
g)
dátum prevzatia do archívu,
h)
poradové číslo prírastku,
i)
identifikátor elektronického súboru archívnych dokumentov z elektronického archívu,
j)
druh a formát elektronického archívneho dokumentu,
k)
veľkosť v gigabajtoch,
l)
množstvo archívnych dokumentov v bežných metroch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,
m)
identifikačné údaje o archívnej pomôcke, a to evidenčné číslo, druh a názov archívnej pomôcky, časový rozsah, rok vzniku a meno a priezvisko zhotoviteľa archívnej pomôcky,
n)
klasifikačný kód súboru archívnych dokumentov.
(3)
Ak dôjde k zmene údajov o súbore archívnych dokumentov podľa odseku 2, archív bezodkladne zabezpečí úpravu údajov na evidenčnom liste.

§ 36
Evidencia prírastkov


Evidencia prírastkov obsahuje údaje o prevzatých súboroch archívnych dokumentov. Do evidencie prírastkov sa nezapisujú súbory archívnych dokumentov prevzaté do zmluvnej úschovy. Vzor evidencie prírastkov je uvedený v prílohe č. 6.

§ 37
Evidencia depozitov


Evidencia depozitov obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy a do nútenej úschovy. V evidencii depozitov sa evidujú aj depozitné zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. Súčasťou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov. Vzor evidencie depozitov je uvedený v prílohe č. 7.

§ 38
Evidencia úbytkov


Evidencia úbytkov obsahuje údaje o súbore archívnych dokumentov vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti. K evidencii úbytkov sa prikladá záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov. Vzor evidencie úbytkov je uvedený v prílohe č. 8.

§ 39
Forma a spôsob zápisu

(1)
Evidenčný list, evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú v elektronickej forme.
(2)
Evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení oznámenia štátneho archívu o vyradení súboru archívnych dokumentov z ústrednej evidencie.
(3)
Pri každej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, evidencii prírastkov, evidencii depozitov a evidencii úbytkov sa uvedie dátum, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal.

§ 40
Postup archívu pri poskytovaní archívnych dokumentov na štúdium

(1)
Archív umožňuje štúdium archívnych dokumentov iba v bádateľni. Štúdium elektronických kópií archívnych dokumentov sa umožňuje ich zverejnením na webovom sídle archívu, na webovom sídle zriaďovateľa archívu alebo prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.
(2)
Archív poskytuje na štúdium archívne dokumenty riadne označené a usporiadané v lehote a množstve uvedenom v bádateľskom poriadku archívu. Vzor bádateľského poriadku archívu je uvedený v prílohe č. 9.
(3)
Archív poskytuje archívne dokumenty bádateľovi na štúdium po vyplnení bádateľského listu a žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia v archíve. Bádateľ vypĺňa bádateľský list pri každej zmene témy štúdia a na začiatku kalendárneho roka. Vzor bádateľského listu je uvedený v prílohách č. 10 a 10a.
(4)
Ak archív poskytuje na štúdium kópie archívnych dokumentov a elektronické kópie archívnych dokumentov, ktoré obsahujú informácie, ku ktorým je obmedzený prístup, archív ich predloží bez týchto informácií.

§ 41
Odpisy, výpisy, potvrdenia a kópie

(1)
Odpis archívneho dokumentu (ďalej len „odpis") je doslovnou písomnou reprodukciou celého textu archívneho dokumentu.
(2)
Výpis z archívneho dokumentu (ďalej len „výpis") je doslovnou reprodukciou časti textu archívneho dokumentu.
(3)
Potvrdenie z archívneho dokumentu je písomná informácia o požadovanom údaji obsiahnutom v archívnom dokumente.
(4)
Kópia archívneho dokumentu je úplnou reprodukciou archívneho dokumentu alebo jeho časti vyhotovenou technickým prostriedkom.
(5)
Odpis a výpis sa s archívnym dokumentom zhodujú doslovne, a to aj v pravopise, rozdeľovacích znamienkach, skratkách, slovoslede a členení textu do viet a do riadkov. Archív pripojí k odpisu alebo výpisu aj poznámky o nečitateľných slovách alebo častiach archívneho dokumentu a opravách, ktoré sa v ňom vykonali. Archív môže vyhotoviť odpis a výpis aj ako kópiu archívneho dokumentu. Odpis, výpis, potvrdenie a kópiu archívneho dokumentu môže štátny archív vyhotoviť a zaslať žiadateľovi aj na žiadosť doručenú prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.

§ 42
Osvedčovanie

(1)
Odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu archívneho dokumentu, ktoré sa majú použiť na úradné účely, archív osvedčuje osvedčovacou doložkou a odtlačkom úradnej pečiatky. Vzor osvedčovacej doložky je uvedený v prílohe č. 11. Kópia elektronického archívneho dokumentu sa osvedčuje elektronickou osvedčovacou doložkou opatrenou kvalifikovanou elektronickou pečaťou15) a kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.16)
(2)
Ak odpis, výpis, potvrdenie alebo kópia archívneho dokumentu tvoria dva listy a viac listov, spoja sa šnúrou, ktorej voľné konce sa prekryjú nálepkou s odtlačkom úradnej pečiatky a osvedčujú sa na zadnej strane posledného listu.
(3)
Ak na zadnej strane posledného listu nie je miesto, osvedčuje sa na samostatnom liste spojenom s ostatnými listami šnúrou.
(4)
Štátny archív neosvedčuje odpis alebo výpis vyhotovený na tlačive, ktorého text obsahuje aj osvedčovaciu doložku. Tlačivo musí obsahovať podpis riaditeľa štátneho archívu alebo ním povereného zamestnanca a odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom, ktorý nesmie prekrývať text odpisu alebo výpisu.

1)
§ 2 ods. 2 zákona č. 126/2015 Z. z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z. z.
2)
§ 2 ods. 2 zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov.
3)
Zákon Slovenskej národnej rady č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov. Zákon č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch) v znení neskorších predpisov.
6)
Zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
6a)
Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
9)
§ 1 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 121/2002 Z. z. o požiarnej prevencii.
10)
§ 20 zákona č. 7/2010 Z. z. o ochrane pred povodňami v znení neskorších predpisov.
11)
§ 2 písm. h) zákona č. 261/2002 Z. z. o prevencii závažných priemyselných havárií a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
12)
STN 92 0202-1. Požiarna bezpečnosť stavieb. Vybavovanie stavieb hasiacimi prístrojmi.
13)
§ 45 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 94/2004 Z. z., ktorou sa ustanovujú technické požiadavky na protipožiarnu bezpečnosť pri výstavbe a pri užívaní stavieb v znení vyhlášky č. 225/2012 Z. z.§ 3 až 5 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 478/2008 Z. z. o vlastnostiach, konkrétnych podmienkach prevádzkovania a zabezpečenia pravidelnej kontroly požiarneho uzáveru.
13a)
Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.
13b)
§ 2 písm. r) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z.
13c)
STN ISO/IEC 27002:2006 Informačné technológie. Zabezpečovacie techniky. Pravidlá dobrej praxe manažérstva informačnej bezpečnosti.
14)
Všeobecný medzinárodný štandard pre archívny opis ISAD(g), Druhé vydanie, Ottawa, Medzinárodná rada archívov, 2000.
15)
Čl. 3 ods. 27 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).
16)
Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.

Príloha č. 1a k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 01a

Príloha č. 2 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 02

Príloha č. 3 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 03

Príloha č. 4 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 04

Príloha č. 5 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 05

Príloha č. 6 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 06

Príloha č. 7 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 07

Príloha č. 8 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 08

Príloha č. 9 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 09

Príloha č. 10 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
Prevziať prílohu - Vzor 10