Poznámky pod čiarou k odkazom 1 a 2 sa vypúšťajú.

Doterajšie písmeno e) sa označuje ako písmeno d).

„(1)
Pri hodnotení obsahu záznamu sa posudzuje najmä informačná sýtosť záznamu, pôvodnosť jeho obsahu a závažnosť informácií v zázname.“.

„a)
registratúrnymi záznamami pôvodcu I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 3 zákona,

b)
registratúrnymi záznamami pôvodcu II. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 4 zákona,

c)
registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 5 zákona.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 3 sa vypúšťa.

㤠7
Hodnovernosť záznamu
(1)
Pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku.

(2)
Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry,1) autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu.

(3)
Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname.

(4)
Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 1 znie:

„1) § 2 písm. q) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.“.

„(2)
Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu. Registratúrny záznam sa nesmie vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia; to neplatí, ak
a)
pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona,

b)
sa skracuje lehota uloženia podľa odseku 5,

c)
pôvodca registratúry písomne vyhlási, že vyhotovil hodnovernú kópiu registratúrneho záznamu,2) alebo

d)
degradácia registratúrneho záznamu spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ho už nie je možné zachrániť.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 2 znie:

„2) § 33 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení zákona č. 456/2021 Z. z.“.

㤠11
Príprava vyraďovacieho konania
(1)
Na vyradenie sa navrhujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“. Vzor návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(2)
Návrh na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov sa vypracúva, ak
a)
pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona,

b)
sa navrhuje vyradiť registratúrny záznam, z ktorého je vyhotovená hodnoverná kópia,2) alebo

c)
degradácia registratúrneho záznamu spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ho už nie je možné zachrániť.

(3)
Súčasťou návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov podľa odseku 2 sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku alebo v čase ich vyraďovania, alebo usporiadaných podľa pokynov archívu. Vzor návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(4)
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje
a)
poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

b)
registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,

c)
rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

d)
znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,

e)
lehotu uloženia,

f)
množstvo úložných jednotiek, napríklad počet spisov, počet spisových dosiek, počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, rozsah v bežných metroch, množstvo elektronických registratúrnych záznamov vyjadrených najmä v bajtoch.

(5)
Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie a vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie sú zverejnené na webovom sídle ministerstva.

(6)
Prípravu vyraďovacieho konania u pôvodcu registratúry I. kategórie a u pôvodcu registratúry II. kategórie zabezpečuje správca registratúry alebo pôvodcom registratúry poverená osoba. Ak vyraďovacie konanie pripravuje pôvodcom poverená osoba, návrh na vyradenie registratúrnych záznamov podáva pôvodca registratúry.

(7)
Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov môže vypracovať a predložiť aj pôvodca registratúry III. kategórie.

§ 12
Vyraďovacie konanie
(1)
Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje
a)
úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,

b)
nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie; to neplatí, ak pôvodca registratúry postupuje podľa § 11 ods. 2,

c)
správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo v čase ich vyraďovania alebo podľa pokynov ministerstva alebo štátneho archívu,

d)
hodnovernosť registratúrnych záznamov.

(2)
Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“.

(3)
Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ rozhodnúť o tom, že niektoré z nich nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“.

(4)
Posúdenie dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov sa môže vykonať odbornou archívnou prehliadkou u pôvodcu registratúry alebo u inej osoby, ktorej pôvodca zveril správu registratúrnych záznamov vzniknutých z jeho činnosti.

(5)
Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podľa § 11 ods. 1 až 4, vydá sa rozhodnutie. Ak návrh na vyradenie neobsahuje údaje podľa § 11 ods. 1 až 4, vyraďovacie konanie sa preruší a návrh na vyradenie sa vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie alebo prepracovanie.

(6)
Registratúrne záznamy posúdené vo vyraďovacom konaní ako archívne dokumenty sa odovzdávajú archívu uvedenému v rozhodnutí o vyradení. Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničia. V evidencii registratúrneho strediska sa vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov.

(7)
Za posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov zodpovedá zamestnanec ministerstva alebo zamestnanec štátneho archívu, ktorý návrh na vyradenie vybavuje.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 6 sa vypúšťa.

„(2)
Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam vecných skupín odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu. Vzor preberacieho protokolu je zverejnený na webovom sídle ministerstva.“.

㤠14a
Preberanie elektronických archívnych dokumentov
(1)
Do elektronického archívu ministerstva sa ukladajú prebraté elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky podľa osobitného predpisu3) a je k nim pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) na overenie integrity. Špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) sa vytvorí z pôvodného elektronického registratúrneho záznamu použitím kryptografického algoritmu SHA256 alebo modernejšieho kryptografického algoritmu určeného elektronickým archívom ministerstva. Vzor zoznamu odovzdávaných elektronických archívnych dokumentov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(2)
Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú povinné metadáta.4) Ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Tieto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.

(3)
Do elektronického archívu ministerstva sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch podľa osobitného predpisu.5)

(4)
Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát, pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash), ich obsahová správnosť a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

(5)
Do elektronického archívu ministerstva sa preberajú elektronické archívne dokumenty v dávkach. Veľkosť dávky určí preberajúci štátny archív alebo ministerstvo.

(6)
Archív podľa § 4 ods. 2 písm. b) až d) a ods. 4 zákona ukladá elektronické archívne dokumenty vo svojom elektronickom archíve; ustanovenia odsekov 1 až 4 platia primerane.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 3 až 5 znejú:

„3) Výnos č. 525/2011 Z. z. v znení opatrenia č. 203/2021 Z. z.

4) Príloha č. 1 výnosu č. 525/2011 Z. z. v znení opatrenia č. 203/2021 Z. z.

5) § 24 zákona č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 301/2023 Z. z.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 6a sa vypúšťa.

„(2)
Ochrana registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku6)a v príručnej registratúre7)zahŕňa činnosti a opatrenia podľa odseku 1 písm. a) až f).“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 6 a 7 znejú:

„6) § 20 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení vyhlášky č. 336/2023 Z. z.

7) § 19 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení vyhlášky č. 336/2023 Z. z.“.

㤠20
Priestory registratúrneho strediska a príručnej registratúry
(1)
Registratúrne záznamy, ktorým neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku a v príručnej registratúre.

(2)
Pri umiestňovaní registratúrneho strediska a príručnej registratúry sa postupuje primerane podľa § 19.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 12 znie:

„12) Napríklad STN 92 0202-1. Požiarna bezpečnosť stavieb. Vybavovanie stavieb hasiacimi prístrojmi. (92 0202).“.

„13a) Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení vyhlášky č. 546/2021 Z. z.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 13c znie:

„13c) Napríklad STN EN ISO/IEC 27002 Informačná bezpečnosť, kybernetická bezpečnosť a ochrana súkromia. Riadenie informačnej bezpečnosti (ISO/IEC 27002) (97 4172).“.

„(4)
Evidenciu archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prevzal.“.

㤠31
Evidencia archívu
(1)
Po zapísaní súboru archívnych dokumentov do evidencie prírastkov alebo do evidencie depozitov sa bezodkladne vyhotoví nový evidenčný list alebo sa aktualizujú údaje v existujúcom evidenčnom liste.

(2)
Ak archív disponuje prístupom do ústrednej evidencie vedenej ministerstvom, vykoná v nej zápis alebo aktualizáciu údajov.

(3)
Ak archív nedisponuje prístupom do ústrednej evidencie vedenej ministerstvom, nový evidenčný list alebo aktualizovaný evidenčný list elektronicky zašle príslušnému štátnemu archívu.

(4)
Štátny archív overí správnosť údajov uvedených v evidenčnom liste podľa odseku 3 a zaradí ho do evidencie štátneho archívu.

(5)
Vlastník súboru archívnych dokumentov, ktorý nezriadil archív, predkladá jeho súpis bezodkladne po jeho nadobudnutí štátnemu archívu, ktorý vyhotovuje evidenčný list.“.

㤠33
Zmeny v evidencii archívneho dedičstva
Ak došlo k prevodu alebo prechodu vlastníctva k archívnemu dokumentu a k zmene miesta uloženia archívneho dokumentu, archív bezodkladne vyznačí zmenu v evidencii archívnych dokumentov, ktoré prevzal a aktualizuje údaje v ústrednej evidencii. Ak archív postupuje podľa § 31 ods. 3, zmenu oznámi príslušnému štátnemu archívu, ktorý vykoná zmenu v ústrednej evidencii.

§ 34
Vyradenie z evidencie archívneho dedičstva
(1)
Súbor archívnych dokumentov sa vyraďuje z evidencie archívneho dedičstva, ak došlo k jeho zničeniu, strate alebo k odcudzeniu, alebo k trvalému vývozu cudzieho archívneho dokumentu. Súbor archívnych dokumentov sa vyraďuje z evidencie archívneho dedičstva aj vtedy, ak došlo k prehodnoteniu jeho trvalej dokumentárnej hodnoty.

(2)
Archív bezodkladne oznámi skutočnosti podľa odseku 1 prvej vety ministerstvu a požiada o súhlas s vyradením z evidencie archívneho dedičstva.

(3)
Ministerstvo vyradí súbor archívnych dokumentov z evidencie archívneho dedičstva a vypracuje záznam o vyradení súboru archívnych dokumentov, ktorý obsahuje
a)
identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov,

b)
dôvod vyradenia,

c)
dátum vyradenia.

(4)
Záznam o vyradení z evidencie archívu sa zasiela príslušnému archívu alebo vlastníkovi vyradeného súboru archívnych dokumentov.“.

„(5)
Počas vyhlásenej mimoriadnej situácie, vojnového stavu, výnimočného stavu, núdzového stavu alebo počas vojny archív postupuje podľa písomných pokynov svojho zriaďovateľa.“.

㤠41a
Elektronický odpis, výstup a kópia
(1)
Elektronický odpis je súhrn údajov z archívneho dokumentu v elektronickej podobe, ktorý je autorizovaný a ku ktorému je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka.

(2)
Výstup je súhrn údajov z pôvodne elektronického archívneho dokumentu v listinnej podobe, ktorý je vytvorený zaručenou konverziou elektronického odpisu.

(3)
Elektronický odpis a výstup sa poskytuje z elektronického archívneho dokumentu.

(4)
Kópia elektronického archívneho dokumentu je úplnou reprodukciou archívneho dokumentu vyhotovenou technickým prostriedkom.“.