Vyhláška Ministerstva kultúry Slovenskej republiky o odbornej správe múzejných zbierkových predmetov a galerijných zbierkových predmetov 342/1998 účinný od 01.01.2005

§ 5
Chronologická evidencia zbierkových predmetov [k § 5 ods. 3 písm. a) zákona]

(1)
Chronologická evidencia zbierkových predmetov sa vedie v knihe prírastkov bezodkladne po nadobudnutí zbierkového predmetu.
(2)
V knihe prírastkov vedie múzeum základné identifikačné údaje o zbierkových predmetoch, ktoré sú najmä
a)
prírastkové číslo,
b)
evidenčné číslo,
c)
názov,
d)
miesto nálezu alebo pôvodu,
e)
počet kusov,
f)
dátum nadobudnutia,
g)
nadobúdacia hodnota,
h)
spôsob nadobudnutia,
i)
doklad o nadobudnutí,
j)
označenie predchádzajúceho vlastníka alebo správcu,
k)
meno, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý prevzal zbierkový predmet do zbierky,
l)
umiestnenie,
m)
poznámky.
(3)
V knihe prírastkov vedie galéria základné identifikačné údaje o zbierkových predmetoch, ktoré sú najmä
a)
prírastkové číslo,
b)
inventárne číslo,
c)
meno a priezvisko autora,
d)
názov,
e)
datovanie,
f)
materiál,
g)
technika,
h)
rozmery,
i)
označenie predchádzajúceho vlastníka alebo správcu,
j)
spôsob nadobudnutia,
k)
dátum zasadnutia Komisie na tvorbu zbierok,
l)
nadobúdacia hodnota,
m)
meno, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý prevzal zbierkový predmet do zbierky,
n)
dátum zápisu,
o)
poznámky.
(4)
Záznamy v knihe prírastkov sa vedú chronologicky za sebou s odvolaním sa na prvotný doklad, ktorým je najmä dokumentačný list, darovacia listina, kúpna zmluva a faktúra. Kniha prírastkov má jednotlivé strany očíslované, na prvej strane je odtlačok pečiatky múzea alebo galérie a podpis riaditeľa, uvedený počet strán a dátum jej založenia.
(5)
Múzeum alebo galéria vedie len jednu knihu prírastkov. Väčší počet kníh prírastkov môže riaditeľ zaviesť, len ak sú zbierkové predmety umiestnené vo viacerých budovách, alebo pri rozsiahlom, tematicky špecializovanom zbierkovom fonde. Ak sa v múzeu alebo v galérii vedie viac kníh prírastkov, riaditeľ určí pre každú z nich rozlišujúci znak, ktorý je súčasťou prírastkového čísla.
(6)
Pod jedno prírastkové číslo sa spravidla zapisuje len jeden zbierkový predmet. Záznam väčšieho počtu zbierkových predmetov sa vykonáva v prípade, ak ide o súbor alebo inak organicky spätý celok.
(7)
Prírastkové číslo sa skladá z poradového čísla lomeného rokom nadobudnutia zbierkového predmetu. Prírastkové čísla, pod ktorými sa vedú jednotlivé zápisy, tvoria rady začínajúce sa každoročne od jednotky. Koncom roka sa záznamy uzatvárajú s udaním počtu prírastkových čísel, počtu kusov, dátumom, kedy bol rok uzatvorený, podpisom zodpovedného zamestnanca a riaditeľa a odtlačkom pečiatky múzea alebo galérie.
(8)
Pri dodatočných opravách a doplnkoch záznamov v knihe prírastkov sa uvedie dátum, meno, priezvisko a podpis riaditeľom povereného zamestnanca, ktorý opravu alebo doplnok vykonal.
(9)
Po vykonaní záznamu v knihe prírastkov sa zbierkový predmet označí príslušným prírastkovým číslom tak, aby zbierkový predmet nebol znehodnotený alebo poškodený.

§ 6
Katalogizácia zbierkových predmetov [k § 5 ods. 3 písm. b) zákona]

(1)
Katalogizácia zbierkových predmetov sa vykonáva spravidla do jedného roka od nadobudnutia zbierkového predmetu, pre múzeum na katalogizačnom lístku a pre galériu na dokumentačnej karte, ktoré sú dokladom o odbornom spracovaní zbierkového predmetu a slúžia pri jeho celkovom odbornom využití. Zbierkové predmety múzea z oblasti výtvarného umenia možno katalogizovať na dokumentačnej karte.
(2)
Na katalogizačnom lístku sa vedú údaje o zbierkových predmetoch, ktoré sú najmä
a)
názov múzea,
b)
názov zbierkového predmetu,
c)
datovanie,
d)
prírastkové číslo,
e)
evidenčné číslo,
f)
skupina a podskupina,
g)
miesto nálezu alebo pôvodu,
h)
umiestnenie,
i)
číslo obrazového, digitálneho alebo iného záznamu,
j)
kategória,
k)
označenie predchádzajúceho vlastníka alebo správcu,
l)
dátum nadobudnutia,
m)
nadobúdacia hodnota,
n)
meno a priezvisko osoby, ktorá zbierkový predmet získala,
o)
meno a priezvisko osoby, ktorá odborne spracovala údaje o zbierkovom predmete,
p)
opis a odborné spracovanie podľa príslušnosti zbierkového predmetu k vednému odboru,
r)
dátum revízie,
s)
dátum vyradenia,
t)
obrazový záznam,
u)
dátum spracovania,
v)
poznámky.
(3)
Na dokumentačnej karte sa vedú údaje o zbierkových predmetoch, ktoré sú najmä
a)
názov galérie,
b)
meno, priezvisko a štátna príslušnosť autora,
c)
názov,
d)
výtvarný druh a žáner,
e)
kategória,
f)
inventárne číslo,
g)
prírastkové číslo,
h)
číslo obrazového, digitálneho alebo iného záznamu,
i)
datovanie,
j)
materiál a technika,
k)
stupeň pôvodnosti,
l)
stupeň spracovania,
m)
rozmery,
n)
značenie,
o)
integrita,
p)
spôsob nadobudnutia,
r)
dátum nadobudnutia,
s)
nadobúdacia hodnota,
t)
meno a priezvisko zamestnanca, ktorý zbierkový predmet katalogizoval, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý údaje o zbierkovom predmete zapísal do databázy,
u)
meno a priezvisko kurátora zbierky,
v)
dátum zápisu,
z)
poznámky.
(4)
Každý zbierkový predmet sa eviduje na samostatnom katalogizačnom lístku alebo na samostatnej dokumentačnej karte pod samostatným evidenčným číslom alebo pod samostatným inventárnym číslom. Súbory alebo organicky späté celky možno evidovať pod jedným evidenčným číslom alebo pod jedným inventárnym číslom s uvedením počtu kusov.
(5)
Katalogizačné lístky alebo dokumentačné karty sa zatrieďujú do odborných katalógov spravidla podľa vedných odborov v súvislých číselných radoch odlíšených písmenovým znakom. Systém odborných katalógov určuje riaditeľ.
(6)
Po skatalogizovaní sa každý zbierkový predmet označí evidenčným číslom alebo inventárnym číslom trvalým a čitateľným spôsobom tak, aby zbierkový predmet nebol znehodnotený alebo poškodený a zaznamená sa do knihy prírastkov.
(7)
Katalogizačný lístok alebo dokumentačná karta sa ukladá v dokumentačnom oddelení múzea alebo galérie alebo u zamestnanca povereného riaditeľom.
(8)
Pri dodatočných opravách a doplnkoch záznamov na katalogizačnom lístku alebo dokumentačnej karte sa do poznámky uvedie dátum, meno, priezvisko a podpis riaditeľom povereného zamestnanca, ktorý opravu alebo doplnok vykonal.

§ 7
Vedenie odbornej evidencie

(1)
Múzeum alebo galéria vedie odbornú evidenciu spravidla aj v elektronickej forme. O spôsobe vedenia odbornej evidencie rozhoduje riaditeľ.
(2)
Odborná evidencia vedená v elektronickej forme musí svojím programovým vybavením zabezpečiť spracovanie všetkých údajov odbornej evidencie a uskutočňuje sa v súlade s osobitným predpisom.3)
(3)
Programové vybavenie musí zabezpečovať ochranu údajov pred nežiaducim zásahom nepovolaných osôb. Ochrana údajov sa zabezpečuje
a)
pomocou protivírusového programového vybavenia na každej počítačovej jednotke,
b)
dôslednou evidenciou prenosných pamäťových nosičov a kontrolou ich pohybu,
c)
vylúčením používania cudzích pamäťových nosičov na všetkých počítačových jednotkách.
(4)
Správu užívateľských práv vykonáva správca systému, ktorého určí riaditeľ. Správca systému vytvára užívateľské skupiny a vymedzuje ich prístupové práva.
(5)
Tlač prvostupňových záznamov z knihy prírastkov vedenej v elektronickej forme sa vykonáva ihneď po nadobudnutí zbierkových predmetov a ich uložení do databázy. Takto vytlačené samostatné listy opatrené odtlačkom pečiatky múzea alebo galérie a podpisom riaditeľa tvoria dočasnú knihu prírastkov. Po skončení roka sa vykoná tlač záznamov z knihy prírastkov vedenej v elektronickej forme za príslušný rok ako celok a jednotlivé strany sa očíslujú priebežnými číslami následnými z predchádzajúceho uzavretého roka. Zápisy sa vzájomne komisionálne porovnajú; o tomto sa urobí úradný záznam. Ročný záznam v knihe prírastkov sa uzavrie, doloží sa údajmi podľa § 5 ods. 4 a uvedie sa celkový počet strán.
(6)
Po skatalogizovaní zbierkového predmetu sa vykoná tlač katalogizačného lístka alebo dokumentačnej karty, ktorá sa uloží v dokumentačnom oddelení múzea alebo galérie, alebo u zamestnanca povereného riaditeľom. Za katalogizačný lístok alebo dokumentačnú kartu sa považuje záznam v klasickej forme alebo záznam v elektronickej forme a jeho tlačový výstup.
(7)
Pri odbornej evidencii vedenej v elektronickej forme sa vyhotovujú dva záložné pamäťové nosiče, ktoré sa ukladajú na mieste zabezpečenom proti ich zničeniu, odcudzeniu alebo zneužitiu cudzími osobami. Obsah pamäťových nosičov sa v pravidelných intervaloch kontroluje a pri nebezpečenstve jeho technického znehodnotenia sa prenesie na nové záložné pamäťové nosiče.
(8)
Záložné pamäťové nosiče sa evidujú v osobitnej evidencii, ktorou je register záložných pamäťových nosičov, s uvedením identifikačných údajov a dátumom zhotovenia záložného pamäťového nosiča. Prípadné opravy a dodatočné záznamy v registri záložných pamäťových nosičov musia byť opatrené dátumom a podpisom zamestnanca, ktorý opravu alebo dodatočný záznam vykonal.
(9)
Záznam do knihy prírastkov sa pri ručnom zápise vykonáva dokumentačným atramentom.

§ 8
Vyraďovanie zbierkových predmetov z odbornej evidencie (k § 5 ods. 4 zákona)

(1)
Komisia na tvorbu zbierok posudzuje návrh spôsobu naloženia so zbierkovým predmetom pri jeho vyraďovaní.
(2)
Návrh na vyradenie zbierkových predmetov z odbornej evidencie predkladá zriaďovateľovi alebo zakladateľovi múzea alebo galérie riaditeľ s uvedením dôvodu vyradenia a spôsobu naloženia s vyradenými zbierkovými predmetmi.
(3)
Vyradenie zbierkových predmetov sa zaznamenáva aj do knihy prírastkov, na katalogizačný lístok alebo na dokumentačnú kartu.
(4)
Zápisy o vyradených zbierkových predmetoch sa vedú v knihe úbytkov, ktorá obsahuje najmä
a)
poradové číslo,
b)
prírastkové číslo,
c)
evidenčné číslo (múzeá) alebo inventárne číslo (galérie),
d)
názov zbierkového predmetu,
e)
meno a priezvisko autora, ak ide o dielo výtvarného umenia,
f)
dôvod vyradenia,
g)
dátum schválenia vyradenia,
h)
číslo dokladu o schválení vyradenia,
i)
spôsob naloženia s vyradeným zbierkovým predmetom,
j)
poznámky.
(5)
Všetky záznamy o vyraďovaní zbierkových predmetov tvoria súčasť odbornej evidencie zbierkových predmetov.

§ 10
Odborná ochrana zbierkových predmetov [k § 6 ods. 1 písm. b) zákona]

(1)
Múzeum alebo galéria vykonáva odbornú ochranu zbierkových predmetov
a)
základným ošetrením zbierkových predmetov bezodkladne po ich nadobudnutí,
b)
odborným ošetrením zbierkových predmetov formou konzervovania, preparovania a reštaurovania,
c)
sledovaním fyzického stavu zbierkových predmetov.
(2)
O každom odbornom ošetrení zbierkového predmetu sa vedie obrazový, digitálny alebo iný záznam a záznam, v ktorom sa uvedie
a)
názov zbierkového predmetu, meno a priezvisko autora, ak ide o dielo výtvarného umenia, prírastkové číslo, evidenčné číslo alebo inventárne číslo,
b)
stav zbierkového predmetu pred odborným ošetrením,
c)
meno a priezvisko osoby, ktorá odborné ošetrenie vykonala,
d)
spôsob a postup konzervátorských, preparátorských a reštaurátorských zásahov,
e)
dátum a podpis osoby, ktorá odborné ošetrenie vykonala.
(3)
Vykonanie odborného ošetrenia sa vyznačí na katalogizačnom lístku alebo dokumentačnej karte v poznámke s uvedením druhu odborného ošetrenia a dátumu realizácie.
(4)
Na odborné ošetrenie zbierkových predmetov zriaďuje múzeum alebo galéria konzervátorské, preparátorské a reštaurátorské pracoviská so zodpovedajúcim technickým zariadením.
(5)
Obrazový, digitálny alebo iný záznam a záznam o odbornom ošetrení tvorí súčasť odbornej evidencie zbierkových predmetov.

§ 11
Odborné uloženie zbierkových predmetov [k § 6 ods. 1 písm. c) zákona]

(1)
Zbierkové predmety sa po zapísaní do odbornej evidencie a ich základnom ošetrení ukladajú do špeciálnych úložných priestorov (ďalej len „depozitár“) spravidla oddelene podľa druhov materiálových skupín. Depozitáre svojím stavebným, bezpečnostným, technickým a klimatickým vybavením zodpovedajú jednotlivým druhom materiálových skupín.
(2)
Depozitáre sú oddelené od ostatných priestorov a nemôžu slúžiť ako trvalé pracoviská. Riaditeľ vydá úpravu depozitárneho režimu, v ktorom určí zásady prevádzky jednotlivých depozitárov múzea alebo galérie, najmä systém prijímania, vydávania, uloženia a spravovania zbierkových predmetov, prístup do depozitárov, uzatváranie a kľúčový režim depozitárov.
(3)
Múzeum alebo galéria môže odborne uložiť aj zbierkové predmety iných múzeí alebo galérií a predmety múzejnej hodnoty alebo predmety galerijnej hodnoty vo vlastníctve fyzických osôb alebo právnických osôb na základe zmluvy o úschove, v ktorej sa určia podmienky úschovy. Súčasťou zmluvy je zoznam a obrazové, digitálne alebo iné záznamy uschovaných zbierkových predmetov (ďalej len „depozit“).
(4)
Evidenciu depozitov vedie múzeum alebo galéria v knihe depozitov, ktorá obsahuje najmä
a)
evidenčné číslo depozitu,
b)
názov depozitu,
c)
meno a priezvisko autora depozitovaného diela, ak ide o dielo výtvarného umenia,
d)
označenie zložiteľa,
e)
dátum úschovy,
f)
dobu úschovy,
g)
číslo zmluvy o úschove,
h)
dátum uzatvorenia zmluvy o úschove,
i)
hodnotu depozitu,
j)
dátum vrátenia depozitu,
k)
obrazový, digitálny alebo iný záznam,
l)
poznámky.
(5)
Každý depozit sa vedie pod samostatným evidenčným číslom skladajúcim sa z odlišujúceho písmenového znaku a poradového čísla lomeného rokom úschovy. Evidenčné záznamy sa koncom roka uzatvárajú s udaním počtu depozitov a podpisom zamestnanca povereného riaditeľom.
(6)
Po zápise do knihy depozitov sa každý depozit označí evidenčným číslom depozitu tak, aby depozit nebol znehodnotený alebo poškodený.

§ 12
Ochrana zbierkových predmetov pri ich premiestňovaní [k § 6 ods. 1 písm. d) zákona]

(1)
Z depozitára možno zbierkové predmety dočasne premiestniť na účely
a)
odborného spracovania a vedeckého zhodnotenia,
b)
odborného ošetrenia,
c)
prezentácie, najmä formou expozície a výstavy,
d)
kultúrno-vzdelávacích aktivít,
e)
štúdia alebo vedeckého bádania.
(2)
O dočasnom premiestnení zbierkových predmetov sa vedie evidencia spôsobom, ktorý je určený v úprave depozitárneho režimu. V zázname o dočasnom premiestnení zbierkových predmetov sa uvedie najmä
a)
evidenčné číslo alebo inventárne číslo,
b)
prírastkové číslo,
c)
názov zbierkového predmetu, meno a priezvisko autora, ak ide o dielo výtvarného umenia,
d)
fyzický stav zbierkového predmetu,
e)
dátum vydania zbierkového predmetu z depozitára,
f)
čas trvania dočasného premiestnenia,
g)
miesto dočasného premiestnenia,
h)
podpis osoby, ktorá zbierkový predmet prevzala,
i)
dátum a podpis správcu depozitára pri vrátení zbierkového predmetu do depozitára.
(3)
Zbierkové predmety z depozitára vydáva správca depozitára po vyhotovení jeho obrazového záznamu.
(4)
Pri premiestňovaní zbierkových predmetov sa vykonajú všetky ochranné a bezpečnostné opatrenia, aby nedošlo k poškodeniu, strate, odcudzeniu alebo zámene zbierkových predmetov.

§ 13
Ochrana zbierkových predmetov v prípade vzniku mimoriadnej udalosti alebo v čase vojny, vojnového stavu, výnimočného stavu a núdzového stavu

(1)
Spôsob a miera ochrany zbierkových predmetov v prípade vzniku mimoriadnej udalosti5) a v čase vojny, vojnového stavu, výnimočného stavu a núdzového stavu5a) sa určuje podľa
a)
kategórie, do ktorej je zbierkový predmet zaradený,
b)
kritérií kategorizácie územia z hľadiska možnosti vzniku mimoriadnej udalosti.6)
(2)
Ochranu zbierkových predmetov v prípade vzniku mimoriadnej udalosti zabezpečuje7) múzeum alebo galéria
a)
ukrytím v objekte ich mierového uloženia,
b)
ukrytím v inom objekte na území tej istej kategórie, ktorý umožňuje ich lepšiu ochranu,
c)
evakuáciou do objektu, ktorý sa nachádza na území menej ohrozenej kategórie a ich ukrytiu vyhovuje.
(3)
Ochranu zbierkových predmetov v čase vojny, vojnového stavu, výnimočného stavu a núdzového stavu5a) zabezpečuje7) múzeum alebo galéria
a)
evakuáciou z území zaradených do I. kategórie,6)
b)
evakuáciou z území podľa požiadaviek Generálneho štábu Armády Slovenskej republiky,
c)
evakuáciou z prihraničných území ležiacich v hĺbke 20 km od štátnej hranice.
(4)
Na ukrytie alebo evakuáciu zbierkových predmetov múzeum alebo galéria zabezpečí
a)
prostriedky individuálnej ochrany,
b)
obalový materiál na balenie zbierkových predmetov,
c)
dopravné prostriedky na vykonanie evakuácie.
(5)
Múzeum alebo galéria vypracuje plán ochrany zbierkových predmetov osobitne v prípade vzniku mimoriadnej udalosti a osobitne v čase vojny, vojnového stavu, výnimočného stavu a núdzového stavu.5a)

§ 14
Kategorizácia zbierkových predmetov (k § 6 ods. 2 zákona)

(1)
Kategorizáciu zbierkových predmetov vykonáva Kategorizačná komisia, ktorej členov vymenúva a odvoláva riaditeľ. Podrobnosti o činnosti Kategorizačnej komisie vymedzí jej organizačný a rokovací poriadok, ktorý vydá riaditeľ.
(2)
Kategorizačná komisia určuje zaradenie zbierkových predmetov do dvoch kategórií, o čom sa vykoná záznam, na ktorého základe vydá riaditeľ rozhodnutie o zaradení zbierkového predmetu do príslušnej kategórie. Zaradenie zbierkových predmetov do kategórií možno prehodnotiť na základe zistenia nových poznatkov o ich kultúrnom, historickom, umeleckom alebo vedeckom význame.
(3)
Harmonogram kategorizácie sa určuje v rámci ročných plánov činnosti múzea alebo galérie.
(4)
Ak Kategorizačná komisia neurčí jednoznačne kategóriu zbierkového predmetu, môže múzeum alebo galéria požiadať o odborné usmernenie Slovenské národné múzeum alebo Slovenskú národnú galériu.
(5)
Dokumentácia z činnosti Kategorizačnej komisie tvorí súčasť odbornej evidencie zbierkových predmetov.
(6)
Zaradenie zbierkového predmetu do I. kategórie sa vyznačí na katalogizačnom lístku alebo dokumentačnej karte.

§ 15
Sprístupnenie zbierkových predmetov (k § 7 zákona)

(1)
Múzeum alebo galéria môže prenechať alebo prijať do dočasného využívania zbierkové predmety na základe zmluvy o výpožičke alebo nájomnej zmluvy. Medzi múzeami a galériami navzájom sa spravidla uplatňuje zmluva o výpožičke.
(2)
Dočasné užívanie zbierkových predmetov sa zaznamenáva do knihy výpožičiek a nájmov, ktorá obsahuje najmä
a)
poradové číslo,
b)
prírastkové číslo,
c)
evidenčné číslo (múzeá) alebo inventárne číslo (galérie),
d)
názov zbierkového predmetu,
e)
meno a priezvisko autora, ak ide o dielo výtvarného umenia,
f)
fyzický stav zbierkového predmetu pri prevzatí,
g)
druh a číslo zmluvy o výpožičke alebo zmluvy o nájme,
h)
sumu nájomného,
i)
dobu dočasného užívania,
j)
dátum prenechania alebo prijatia do dočasného užívania,
k)
označenie prenajímateľa alebo vypožičiavateľa,
l)
označenie nájomcu alebo vypožičiavateľa,
m)
dátum vrátenia,
n)
fyzický stav zbierkového predmetu pri vrátení,
o)
poznámky.
(3)
Evidencia údajov o vydaných výpožičkách a nájmoch a evidencia údajov o prijatých výpožičkách a nájmoch sa vedie osobitne.

1)  § 40 zákona č. 49/2002 Z. z. o ochrane pamiatkového fondu.

2)  § 33 až 38 a § 56 zákona č. 543/2002 Z. z. o ochrane prírody a krajiny.

7)  Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 201/2002 Z. z. o zabezpečovaní organizovania jednotiek civilnej ochrany a o zabezpečovaní záchranných, lokalizačných a likvidačných prác. Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 75/1995 Z. z. o zabezpečovaní evakuácie v znení vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 269/1998 Z. z.