Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry 525/2011 účinný od 01.07.2021

zabezpečenie označenia spisu preneseného alebo skopírovaného do inej vecnej skupiny novou registratúrnou ...

umožnenie prenosu, rozdelenia, pripojenia alebo kopírovania vecnej skupiny bez vyžiadania súhlasu správcu ...

zabránenie premiestnenia alebo skopírovania elektronického registratúrneho záznamu a spisu, ktorého ...

zabezpečenie správneho vloženia elektronických registratúrnych záznamov pri premiestnení do spisu a ...

zabezpečenie zachovania väzieb medzi elektronickými registratúrnymi záznamami v rámci spisu a väzby ...

zabezpečenie správneho vloženia kópií elektronických registratúrnych záznamov do skopírovaných vecných ...

pri zmene zaradenia spisu do inej vecnej skupiny (reklasifikácia) alebo prenose spisu alebo elektronického ...

po zmene zaradenia spisu do inej vecnej skupiny rozdelenie otvorených spisov podľa výberu správcu registratúry, ...

uzavreté, so súčasným zachovaním väzieb na registratúrny plán pred zmenou v metadátach; súčasne musia ...

previazané v metadátach na zmenenú registratúrnu značku so súčasným zachovaním predchádzajúcich väzieb ...

umožnenie uplatnenia dedičnosti režimu vyraďovania po premiestnení alebo skopírovaní spisu z novej materskej ...

umožnenie automatickej notifikácie správcu registratúry po ukončení zmeny zaradenia spisu do inej vecnej ...

zapisovanie do zmenového protokolu pred zmenou zaradenia spisu do inej vecnej skupiny alebo skopírovaním ...

umožnenie správcovi registratúry označiť vecnú skupinu alebo spis ako neaktívny a zabrániť tak pridávaniu ...

zabránenie zničenia elektronického spisu alebo akejkoľvek časti jeho obsahu, okrem zničenia elektronického ...

umožnenie uzavretia spisu používateľom.

sprístupnenie obsahu vecných skupín a spisov na prezeranie bez rozlišovania medzi uzavretými a otvorenými ...

poskytovanie nástrojov správcovi registratúry na vedenie údajov potrebných na štatistické spracovanie ...

umožnenie používateľovi pracujúcemu s vecnou skupinou, spisom alebo elektronickým registratúrnym záznamom ...

umožnenie používateľovi identifikovať materskú entitu priamo z vecnej skupiny, spisu alebo elektronického ...

znázornenie registratúrneho plánu a jeho jednotlivých častí.

umožnenie vykonania operácie len oprávnenému používateľovi, ktorého elektronický systém správy registratúry ...

umožnenie správcovi registratúry prideľovať na určený čas prístup k elektronickým registratúrnym záznamom, ...

umožnenie správcovi registratúry konfiguráciu oprávnení tak, že je

obmedzený prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu,

obmedzený prístup ku konkrétnej vecnej skupine,

obmedzený prístup k určitému procesu, funkcii a vlastnosti elektronického systému na správu registratúry, ...

odmietnutý prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu po určenom dátume, ...

umožnený prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu po určenom dátume. ...

umožnenie správcovi registratúry prideľovať alebo odoberať používateľovi rolu a pri skupine používateľov ...

umožnenie správcovi registratúry definovať pre používateľskú rolu rovnaké prístupové práva ako pre jednotlivého ...

umožnenie správcovi registratúry označiť konkrétneho používateľa ako neaktívneho bez toho, že používateľa ...

umožnenie správcovi registratúry zriaďovať a udržiavať skupinu používateľov ako napríklad „Vedenie organizácie“, ...

umožnenie používateľovi, že je členom jednej skupiny používateľov, viacerých skupín používateľov, alebo ...

umožnenie správcovi registratúry vytvoriť jednorazový účelový zoznam používateľov na kontrolu ich prístupu ...

umožnenie určiť schvaľovateľovi, ktorý ďalší používateľ alebo skupina používateľov majú k príslušnému ...

umožnenie správcovi registratúry vytvárať a spravovať pravidlá s cieľom určovať práva používateľov k ...

že ak používateľ vykonáva vyhľadávanie zahŕňajúce vyhľadávanie podľa obsahu (napr. prostredníctvom plnotextového ...

že ak používateľ požaduje prístup k entitám registratúry, ku ktorým nemá prístupové práva, elektronický ...

neposkytne žiadne informácie o entite registratúry; používateľovi nie je poskytnutá informácia ani o ...

potvrdí existenciu entity registratúry (znázorní identifikátor spisu alebo elektronického registratúrneho ...

znázorní len názov, typ entity registratúry, napr. pri vecnej skupine a registratúrnom zázname, alebo ...

znázorní názov a ďalšie metadáta entity registratúry.

udržovanie zmenového protokolu, v ktorom nemôže správca registratúry alebo používateľ vykonávať zmeny ...

operáciách vykonaných s elektronickými registratúrnymi záznamami, vecnými skupinami alebo registratúrnym ...

používateľovi, ktorý operáciu realizuje,

dátume a čase operácie.

zaznamenávanie do zmenového protokolu operácií, ktoré zahŕňajú najmä

prijímanie záznamov – evidovanie záznamov a prijímanie technických správ ku konkrétnemu záznamu, ...

zmenu zaradenia spisu do inej vecnej skupiny v rámci registratúrneho plánu,

úkon spojený s určením a zmenou bezpečnostnej kategórie,

úkon spojený s prenosom entít registratúry,

zmenu vykonanú v metadátach vecných skupín, spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov, ...

zmenu vykonanú v prístupových oprávneniach,

zmenu režimu vyraďovania,

úkon spojený s pozastavením operácie vyraďovania,

úkon spojený s tvorbou verzií registratúrneho záznamu, úkon spojený so zmenou formy originálu registratúrneho ...

vytvorenie, zmenu alebo odobratie používateľa alebo skupiny používateľov,

export elektronického registratúrneho záznamu,

vytvorenie znázornenia,

úkon spojený so zničením elektronického registratúrneho záznamu a spisu – trvalé metadáta zostanú. ...

že ak elektronický systém správy registratúry podporuje prenos dát zmenového protokolu do úložiska mimo ...

po nastavení parametrov zmenového protokolu automatické sledovanie vykonávaných operácií a ukladanie ...

automatické zaznamenávanie operácií vykonávaných s registratúrnym záznamom, spisom, vecnou skupinou ...

automatické zaznamenávanie do zmenového protokolu zmeny urobenej správcom registratúry, napr. prístupové ...

zabezpečenie dostupnosti dát zmenového protokolu tak, že sú na výzvu správcu registratúry znázornené ...

umožnenie správcovi registratúry vyhľadávať v zmenových protokoloch špecifickú operáciu, entitu registratúry, ...

umožnenie importovať obsah zmenového protokolu opisujúceho históriu importovaných elektronických registratúrnych ...

zamedzenie importu elektronických registratúrnych záznamov s obsahom zmenového protokolu vzťahujúceho ...

zabezpečenie alebo umožnenie automatického zálohovania a obnovy vybraných vecných skupín, spisov, registratúrnych ...

umožnenie nastavenia zálohovania v závislosti od bezpečnostných opatrení pôvodcu registratúry

ustanovením frekvencie zálohovania v časovom intervale,

výberom vecných skupín, spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov pre zálohovanie,

určením miesta ukladania, napr. ukladanie na externé média, do iného systému alebo do vzdialeného úložiska, ...

zabezpečením zálohovania do zrkadlového úložiska na geograficky oddelenom mieste.

zabezpečenie, že pri obnove informácií zo zálohy bude zachovaná plná integrita dát vrátane zmenového ...

zabezpečenie, že pri obnove informácií zo zrkadlového úložiska

je zachovaná plná integrita dát,

sú obnovené registratúrne záznamy od posledného zálohovania,

je zachovaný zmenový protokol.

nezavedenie obmedzenia počtu elektronických registratúrnych záznamov, ktoré možno prijať do vecnej skupiny, ...

že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z niekoľkých komponentov, elektronický systém ...

že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z komponentov, elektronický systém správy ...

prijímanie formátov súborov ustanovených osobitným predpisom.2b)

zabezpečenie kontroly vlastnej integrity údajov.

zabezpečenie automatického importu elektronických správ v definovanom časovom intervale alebo v definovanom ...

z elektronickej schránky modulu elektronických schránok ústredného portálu verejnej správy,

zo špecializovaných portálov elektronických služieb,

z integrovaných informačných systémov,

z elektronickej pošty.

umožnenie prijímania metadátových prvkov špecifikovaných v nastavení tohto systému a ich uchovanie v ...

zabezpečenie, že sú všetky elektronické registratúrne záznamy pri príjme priradené k aspoň jednej vecnej ...

poskytovanie automatickej podpory vytvárania metadát pri prijímaní elektronických registratúrnych záznamov ...

dátum záznamu tak, ako je uvedené v texte záznamu,

dátum a čas prijatia elektronického registratúrneho záznamu; ak je záznam prevzatý integráciou z iného ...

adresát,

adresát na vedomie a adresát kópie,

predmet alebo vec,

spracovateľ,

schvaľovateľ,

jedinečné identifikátory z elektronických služieb,

agendové číslo z agendového informačného systému, ak ho elektronický registratúrny záznam obsahuje, ...

prílohy s možnosťou výberu.

umožnenie znázornenia metadát pri každom prijatom elektronickom registratúrnom zázname vrátane súvisiacich ...

výzva pre používateľa pri prijatí každého elektronického registratúrneho záznamu automaticky na doplnenie ...

umožnenie výberu verzie vo vhodnom formáte elektronickým systémom správy registratúry, ak používateľ ...

zabezpečenie prijímania elektronických registratúrnych záznamov generovaných iným systémom v transakcii, ...

podpory hromadného importu alebo importu v dávkach,

určením pravidiel úprav automatického označovania a evidencie záznamov,

overovania na zachovanie integrity dát.

že ak sú pri importe elektronického registratúrneho záznamu zistené nevyhovujúce metadáta, napr. chýbajúce ...

celý import elektronického registratúrneho záznamu zruší,

zruší import elektronického registratúrneho záznamu, ktorý obsahuje nevyhovujúce metadáta,

vyzve používateľa na vykonanie opravy zistenej chyby alebo na zrušenie importu predmetného elektronického ...

importuje elektronický registratúrny záznam s tým, že jeho metadáta sú upravené neskôr ďalšími používateľmi; ...

poskytovanie funkcie na zabezpečenie riadenia frontu importovaných elektronických registratúrnych záznamov ...

prezeranie frontu,

pozastavenie,

reštartovanie alebo

zrušenie frontov.

umožnenie nastavenia režimu automatického uzatvárania vecnej skupiny a spisu pri ich prijímaní. ...

zabezpečenie integrácie na infraštruktúru e-Governmentu podľa osobitného predpisu2c) v miere určenej ...

zabezpečenie importu elektronických podaní integráciou na infraštruktúru e-Governmentu podľa osobitného ...

vlastným integračným rozhraním, alebo

prostredníctvom iného informačného systému alebo modulu informačného systému.

podpora príjmu e-mailovej správy integrovaným spôsobom tak, že príjem môžel vykonať používateľ z poštového ...

umožnenie takej predvolenej konfigurácie, že elektronický systém registratúry môže pri preberaní doručenej ...

automaticky prijme e-mailovú správu,

rozhodne, či prijme e-mailovú správu podľa vopred definovaných pravidiel,

automaticky ponúkne používateľovi možnosť prijatia e-mailovej správy.

podpora automatizovanej evidencie prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailových správ do elektronického ...

dátum a čas odoslania e-mailovej správy,

adresát,

adresát kópie, ak existuje,

predmet e-mailovej správy,

odosielateľ e-mailovej správy,

pripojený kvalifikovaný elektronický podpis a časová pečiatka, ak existujú; vo forme podpisového kontajnera ...

dve písmená štátu, ktorý vydal dôveryhodný zoznam,9c) v ktorom je kvalifikovaný poskytovateľ dôveryhodných ...

umožnenie používateľovi zvoliť si spôsob prijatia odoslanej alebo doručenej e-mailovej správy do elektronického ...

e-mailovej správy bez príloh,

e-mailovej správy so zvolenými prílohami, a to ako jeden elektronický registratúrny záznam tvorený spojenými ...

zvolených príloh bez e-mailovej správy, a to každej prílohy ako samostatného elektronického registratúrneho ...

vyzvať používateľa na doplnenie metadát vždy, keď je príloha e-mailovej správy prijatá ako samostatný ...

umožnenie používateľovi, ktorý eviduje e-mailovú správu, upraviť položku predmet alebo vec elektronického ...

umožnenie automatického príjmu metadát, ktoré patria k e-mailovej správe a jej prílohám.

umožnenie prijatia jednej alebo viacerých používateľom manuálne zvolených e-mailových správ jedinou ...

jeden elektronický registratúrny záznam, alebo

niekoľko elektronických registratúrnych záznamov jednotlivo podľa doručených e-mailových správ, a to ...

umožnenie používateľovi, ktorý prijíma e-mailovú správu v proprietárnom formáte, uložiť ju v inom formáte.2b) ...

umožnenie zahrnutia aspoň jedného spôsobu prijímania záznamu zo skenovacieho zariadenia; proces prijímania ...

umožnenie vykonávať niekoľko operácií súvisiacich so snímkami, ako je

práca s formátmi papiera,9d)

použitie voliteľného rozlíšenia dpi,

vykonávanie operácie so snímkami, napr. otáčanie a odstraňovanie rastra,

komprimovanie snímky.

umožnenie používateľovi prijímať skenované záznamy ako elektronické registratúrne záznamy.

podpora plnotextového vyhľadávania v naskenovaných dokumentoch, ak zahŕňa funkciu optického rozpoznávania ...

umožnenie po zoskenovaní registratúrneho záznamu alebo záznamu na účely ich ďalšieho spracovania skenované ...

umožnenie používateľovi pripojiť k skenovanému záznamu, ktorý je prijatý ako registratúrny záznam, poznámku ...

umožnenie používateľovi pri skenovanom zázname, ktorý je prijatý ako registratúrny záznam, zaznamenať ...

umožnenie skenovacej funkcii elektronického systému správy registratúry zaznamenávať pre každú sadu ...

identifikáciu používateľa,

identifikátor používateľskej stanice,

identifikátor a názov dávky,

čas a trvanie snímania dávky,

počet záznamov,

počet snímok,

počet snímok po odstránení prázdnych stránok, ak sú prázdne stránky odstraňované automaticky.

vedenie týchto údajov v evidencii elektronických registratúrnych záznamov o elektronickom registratúrnom ...

číslo záznamu,

dátum vytvorenia záznamu,

dátum doručenia záznamu pôvodcovi registratúry,

spôsob doručenia,

adresa odosielateľa,

doručené množstvo vyjadrené počtom listov,

názov záznamu, napr. stručný obsah záznamu, predmet, vec,

identifikácia záznamu vykonaná odosielateľom,

pridelenie inému používateľovi,

spôsob vybavenia,

adresa príjemcu,

dátum odoslania,

spôsob odoslania,

záznam o zaručenej konverzii,

plne určená registratúrna značka spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,

odkaz na číslo spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,

názov agendového spisu, ak je elektronický registratúrny záznam umiestnený v agendovom spise.

uvedenie čísla registratúrneho záznamu v numerickej alebo alfanumerickej štruktúre; elektronickému registratúrnemu ...

použitie časového obdobia,

prítomnosť alebo neprítomnosť bezvýznamových, počiatočných núl,

minimálny počet znakov pri použití bezvýznamových núl,

východiskovú hodnotu,

prírastok.

ak pôvodca registratúry určí, že do položky „Pridelené na vybavenie“ sa zaznamenáva konkrétna organizačná ...

viesť v evidencii spisov o spise tieto údaje:

číslo spisu,

vlastník, schvaľovateľ a spracovateľ spisu,

odkazy na čísla záznamov do neho vložených,

počet záznamov obsiahnutých v spise alebo obal spisu,

plne určená registratúrna značka spisu,

zdedený alebo pridelený režim vyraďovania,

história spisu,

dátum vytvorenia spisu,

jednoznačný identifikátor spisu,

názov spisu,

aktuálny stav vybavenia spisu,

pri spise, ktorý je vložený do iného spisu, krížový odkaz na identifikáciu spisu, do ktorého je vložený, ...

pri spise, do ktorého sú zaradené iné spisy, zoznam krížových odkazov na identifikáciu týchto spisov. ...

ak sú spisy vložené do iných spisov, v evidencii elektronických registratúrnych záznamov vytvorenie ...

v agendových informačných systémoch evidovanie údajov o registratúrnych záznamoch a spisoch obdobne. ...

zabezpečenie exportu a prenosu metadát spolu s elektronickým registratúrnym záznamom a prenos elektronického ...

zabezpečenie presne definovaného procesu prenosu informácií zmenového protokolu do iného systému alebo ...

zabezpečenie prenosu alebo exportu, ak sa prenáša alebo exportuje vecná skupina alebo spis,

spisov vo vecnej skupine,

elektronických registratúrnych záznamov patriacich do spisu.

umožnenie exportu metadát alebo zmenového protokolu, aj keď cieľovým systémom, do ktorého sú dáta importované, ...

pri exporte alebo prenose elektronického registratúrneho záznamu vykonanie tejto operácie:

spolu s elektronickým registratúrnym záznamom exportovať alebo preniesť režim vyraďovania vzťahujúci ...

vytlačiť správu obsahujúcu režim vyraďovania, ktorý je použitý na exportovaný alebo prenášaný elektronický ...

ak sa prenáša alebo exportuje spis, ktorý obsahuje odkaz na elektronický registratúrny záznam uložený ...

umožnenie exportu alebo prenosu elektronického registratúrneho záznamu vo formáte, v ktorom je prijatý. ...

uchovanie vecných skupín, elektronických registratúrnych záznamov, metadát a zmenových protokolov, ktoré ...

zabezpečenie zničenia všetkých znázornení elektronického registratúrneho záznamu určeného na zničenie; ...

uchovávanie trvalých metadát v rozsahu podľa prílohy č. 5 pre

vecné skupiny,

spisy,

elektronické registratúrne záznamy uložené priamo vo vecnej skupine, ktoré sú zničené alebo prenesené, ...

uchovávanie obsahu trvalých metadát, ktorý tvoria najmenej tieto údaje:

dátum zničenia alebo prenosu,

plne určenú registratúrnu značku,

názov entity registratúry,

opis,

označenie používateľa zodpovedného za zničenie alebo prenos,

dôvod zničenia alebo prenosu,

odkaz importovaný zo systému, do ktorého sú elektronické registratúrne záznamy prenesené, s cieľom uľahčiť ...

umožnenie správcovi registratúry určiť množinu ďalších údajov metadát, ktorá je zachovaná ako trvalé ...

umožnenie, že rovnaké informácie sú exportované viac ako raz.

umožnenie spúšťania exportu alebo prenosu na pozadí so zachovaním možnosti ich pozastavenia alebo zrušenia. ...

umožnenie rozdelenia exportu alebo prenosu na dávky.

umožnenie komprimovať

súbory pred exportom alebo prenosom, alebo

dávky určené na export alebo prenos.

zabezpečenie, že registratúrne značky zostanú zachované v metadátach bez ohľadu na operácie a zaraďovanie ...

umožnenie správcovi registratúry pri vytvorení novej materskej vecnej skupiny určiť, či pre jej entity ...

overenie jednoznačnosti registratúrnej značky v rámci jej materskej vecnej skupiny pri jej vkladaní ...

nevyžadovanie manuálneho vkladania jednoznačného identifikátora a jeho využívania pre funkcie v elektronickom ...

umožnenie správcovi registratúry určiť registratúrne značky, ktoré sú systémom automaticky prideľované ...

agendový,

vytváraný automaticky z elektronickej služby,

vytváraný automatickým pracovným procesom.

neposkytnutie žiadnej informácie o vyhľadaní elektronického registratúrneho záznamu, spisu alebo metadát ...

umožnenie používateľovi vyhľadávať akúkoľvek úroveň entít registratúry a ich príslušné metadáta vo všetkých ...

umožnenie používateľovi vyhľadávať v textovom obsahu elektronických registratúrnych záznamov.

umožnenie spustenia vyhľadávania na pozadí tak, že nie sú ovplyvnené pracovné procesy.

zobrazovanie celkového počtu úspešne vyhľadaných položiek a umožnenie ich zobrazenia používateľovi priamo ...

umožnenie správcovi registratúry voliteľne konfigurovať špecifikáciu štandardného vyhľadávania v prvkoch ...

umožnenie obmedzenia rozsahu vyhľadávania používateľovi na ním určené spisy.

vyhľadávanie elektronického spisu, celého jeho obsahu a kontextových metadát a poskytnutie zoznamu a ...

zabezpečenie, že používateľská operácia prebieha rovnako pre vyhľadávanie entity registratúry uloženej ...

znázornenie elektronických registratúrnych záznamov v proprietárnom formáte priamo alebo prostredníctvom ...

vykoná vyhľadanie a získa zoznam, ktorý umožňuje znázorniť obsah alebo metadáta každého nájdeného elektronického ...

prechádza registratúrny plán na úrovni vecnej skupiny, ktorá obsahuje spisy.

špecifikácia požadovaných softvérových aplikácií a formátov s ohľadom na požadovanú úroveň hodnovernosti ...

znázornenie elektronických záznamov môže systém zabezpečiť aj prostredníctvom externej aplikácie alebo ...

súborov a vnorených súborov z podpisových kontajnerov,

elektronických formulárov a vizualizáciu ich transformácie do textových formátov,

textových súborov,

súborov obsahujúcich tabuľky alebo

iných súborov.

umožnenie prioritného zobrazovania konečnej verzie elektronického registratúrneho záznamu s doložkou ...

právoplatnosti,

vykonateľnosti,

právoplatnosti a vykonateľnosti.

zabezpečenie označenia tlačového výstupu z elektronických registratúrnych záznamov slovom „kópia“ a ...

zabezpečenie funkcie tlače tak, že používateľ môže dostať vytlačené kópie elektronických registratúrnych ...

umožnenie vytlačiť určené metadáta akejkoľvek entity registratúry.

umožnenie, že sú entity registratúry vytlačené jedinou operáciou.

umožnenie používateľom určiť vybrané metadáta (napríklad „vec“, „spracovateľ“, „dátum vytvorenia“) a ...

umožnenie používateľovi a správcovi registratúry tlačiť

zoznam výsledkov vyhľadávania,

určené správcovské parametre alebo ich výber,

registratúrny plán alebo jeho časť.

umožnenie správcovi registratúry tlačiť

zoznam spisov alebo spisy priradené do konkrétnych materských vecných skupín, ich dcérskych skupín a ...

zmenový protokol alebo jeho časť.

umožnenie vytvoriť tlačový výstup určený pôvodcom registratúry, ktorý

zachováva grafický vzhľad vytvorený softvérovou aplikáciou najmä prostredníctvom šablóny a

zahŕňa komponenty elektronického registratúrneho záznamu, ktoré je technicky možné vytlačiť.

umožnenie vytvárať a udržiavať režim vyraďovania elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi ...

neobmedzovanie počtu vyraďovacích konaní.

umožnenie zadať pre každý režim vyraďovania pri jeho vytvorení jednoznačný názov.

udržovanie nezmeniteľného prehľadu úprav alebo vymazaní vykonaných v režime vyraďovania v zmenovom protokole, ...

zabezpečenie, že je každá úprava režimu vyraďovania bezprostredne uplatnená na všetky entity registratúry, ...

vyžadovanie od správcu registratúry, ktorý vykonáva úpravu režimu vyraďovania, že zapíše dôvod úpravy ...

umožnenie importu a exportu podľa režimov vyraďovania.

zabezpečenie, že každej entite registratúry prislúcha práve jeden režim vyraďovania.

zabezpečenie, že spisy v rámci vecnej skupiny a elektronické registratúrne záznamy, ktoré sú vložené ...

umožnenie správcovi registratúry použiť režim vyraďovania pre každú vecnú skupinu alebo spis.

umožnenie nahradenia štandardného režimu vyraďovania mimoriadnym režimom vyraďovania.

zabezpečiť, že každý režim vyraďovania obsahuje

lehotu uloženia a spúšťaciu udalosť,

dátum vyradenia spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu,

typ operácie vyraďovania, napr. znak hodnoty „A“,

odôvodnenie, prečo je režimu vyraďovania pridelený príslušný typ operácie vyraďovania.

po uplynutí lehoty uloženia určenej spisu registratúrnym plánom elektronický systém správy registratúry ...

umožnenie v rámci každého režimu vyraďovania tieto typy operácií vyraďovania:

predloženie na posúdenie,

trvalé uloženie pre registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, t. j. registratúrne záznamy ...

zničenie pre registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“,

prenos do elektronického archívu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky,9e)

prenos do iného úložiska.

spúšťacou udalosťou na vyvolanie návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je

uplynutie lehoty uloženia, alebo

vznik externej udalosti, ktorá je opísaná v režime vyraďovania, a do elektronického systému správy registratúry ...

umožnenie zadania lehoty uloženia dlhšej ako 100 rokov.

umožnenie riadenia výberu elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi registratúry. ...

na preradenie elektronického spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej podobe ...

umožnenie, že správca registratúry nastaví pre entitu registratúry príkaz o pozastavení režimu vyraďovania; ...

pri pozastavení alebo zrušení režimu vyraďovania správcom registratúry zaznamenanie v metadátach a zmenovom ...

dátumu, keď je operácia vyraďovania pozastavená alebo keď je odstránené pozastavenie režimu vyraďovania, ...

identifikácie oprávneného používateľa,

dôvodu pozastavenia operácie vyraďovania.

umožnenie spustenia operácie vyradenia na pozadí so zachovaním možnosti jej pozastavenia alebo zrušenia. ...

podpora znázornenia vecných skupín, spisov, elektronických registratúrnych záznamov, ktoré sú zaradené ...

umožnenie udržiavať odkazy medzi rôznymi znázorneniami rovnakých elektronických registratúrnych záznamov ...

umožnenie posudzovateľovi návrhu na vyradenie, že pri výbere registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou ...

zničenie,

prenos alebo

ďalšie posúdenie.

automatické zaznamenávanie dátumu vykonania výberu archívnych dokumentov podľa rozhodnutia príslušného ...

umožnenie správcovi registratúry zapisovať dôvody rozhodnutí prijatých v procese výberu archívnych dokumentov ...

pozastavenie procesu zničenia entity registratúry za účelom vykonania týchto operácií:

schválenie pokračovania procesu vyraďovania alebo ukončenia procesu vyraďovania správcom registratúry, ...

vytvorenie správy s identifikáciou predmetných spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov ...

umožnenie vyhľadávania, zobrazenia a zmeny parametrov a nastavení správcovi registratúry.

umožnenie správcovi registratúry, že

prideľuje oprávnenia používateľovi a používateľským rolám a

priradí používateľa k úlohe a procesu.

sledovanie dostupného úložného priestoru, ktorý je k dispozícii, a informovanie správcu registratúry ...

umožnenie správcovi registratúry zostavovať periodické správy, napr. denné, týždenné, mesačné, štvrťročné ...

určovať obsah funkcií na vytlačenie správ, ich prezeranie na obrazovke a uloženie v elektronickej podobe. ...

umožnenie poskytovania hlásenia o celkovom počte a umiestnení

spisov,

záznamov,

elektronických registratúrnych záznamov triedených podľa dátového formátu a podľa jeho verzie,

spisov triedených podľa kontroly prístupu a bezpečnostnej kategórie,

elektronických spisov a elektronických registratúrnych záznamov roztriedených podľa veľkosti,

elektronických spisov triedených podľa miesta uloženia.

umožnenie poskytovať hlásenia o množstve

prijatých elektronických registratúrnych záznamov,

vyhľadaných elektronických registratúrnych záznamov,

novovytvorených vecných skupín a spisov.

umožnenie zostavovať hlásenia s prehľadom spisov štruktúrované podľa celého registratúrneho plánu alebo ...

umožnenie poskytovať správcovi registratúry správy o vyraďovacích konaniach a výsledku posúdenia návrhov ...

umožnenie podať správu o výsledku procesu výberu archívnych dokumentov s uvedením vecných skupín, spisov ...

vytvorenie správy popisujúcej všetky chyby, ktoré nastali v priebehu importu; správa identifikuje elektronické ...

ponúkanie konfiguračnej možnosti, ktorá vo výnimočných prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na ...

ak je realizovaná konfiguračná možnosť podľa bodu 19.1., elektronický systém správy registratúry postupuje ...

umožnenie správcovi registratúry v oprávnených prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na vyradenie ...

umožnenie používateľovi označiť entity registratúry ako „určené na vymazanie“. Elektronický systém správy ...

zaznamená vymazanie do zmenového protokolu,

upozorní správcu registratúry na odkazy z iného spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu na ...

vydá hlásenie pre správcu registratúry,

vymaže celý obsah vecnej skupiny, spisu,

zabezpečí, že nie je vymazaný záznam, ktorého vymazanie vedie alebo môže viesť k zmene iného elektronického ...

zabezpečí, že metadáta v entite registratúry neodkazujú na entitu registratúry, ktorá neexistuje, t. ...

umožnenie správcovi registratúry zmeniť používateľom zapísanú časť metadát najmä na vykonávanie opráv ...

umožnenie odstránenia alebo skrytia informácií, pri ktorých ich spracovateľ alebo právny predpis ustanovil ...

umožnenie anonymizovania registratúrnych záznamov a spisov s podporou hromadného vyhľadávania a skrytia ...

umožnenie evidencie neelektronického registratúrneho záznamu, umožnenie správcovi registratúry identifikovať ...

umožnenie správcovi registratúry a používateľovi zapisovať a udržiavať metadáta o vecných skupinách ...

umožnenie používateľovi zapisovať a udržiavať informácie o neelektronickom registratúrnom zázname vo ...

umožnenie, že vecná skupina a spis obsahujú v kombinácii spoločne elektronické registratúrne záznamy ...

umožnenie, že je neelektronický registratúrny záznam spravovaný rovnakým spôsobom ako elektronický registratúrny ...

umožnenie správcovi registratúry, že pre neelektronický spis a registratúrny záznam konfiguruje odlišný ...

o jeho fyzickom umiestnení,

týkajúce sa neelektronického registratúrneho záznamu.

zabezpečenie, že pri výbere vecnej skupiny a spisu sú zároveň jedinou operáciou vybrané metadáta ako ...

zabezpečenie, že metadáta pre neelektronický spis alebo neelektronický registratúrny záznam podliehajú ...

umožnenie používateľovi zaznamenávať operáciu prijatia, prenosu a správcovi registratúry operáciu vyradenia ...

pri vyhľadávaní neelektronického registratúrneho záznamu postupuje obdobne ako pri vyhľadávaní elektronického ...

umožnenie vytlačenia spisového obalu so základnými metadátami v minimálnom rozsahu podľa osobitného ...

informovanie správcu registratúry o uplynutí doby od spúšťacej udalosti určenej lehotou uloženia pre ...

upozornenie správcu registratúry na existenciu aj uloženie entity registratúry v neelektronickej podobe ...

export alebo presun metadát pri prenose entity registratúry v neelektronickej podobe ako pri metadátach ...

pri prenose alebo zničení entity v neelektronickej podobe vyžadovanie od správcu registratúry potvrdenie ...

umožnenie preddefinovaného pracovného postupu, ktorý je tvorený procesnými krokmi, predstavujúcimi napr. ...

rozpoznanie používateľa alebo pracovnej skupiny ako účastníka pracovných postupov.

umožnenie správcovi registratúry definovať vopred vybrané modely pracovných postupov.

umožnenie správcovi registratúry uložiť už definovaný model pracovného postupu na budúce použitie, a ...

obmedzenie pozmeňovania preddefinovaného modelu pracovného postupu na správcu registratúry alebo na ...

zabezpečenie, že elektronický registratúrny záznamy a spis si počas pracovného postupu uchovávajú odkazy. ...

umožnenie používateľskej role využívať modelový pracovný postup definovaný správcom registratúry. ...

umožnenie používateľovi sledovať priebeh pracovného postupu, ktorého sa zúčastňujú.

umožnenie správcovi registratúry v rámci pracovného postupu povoliť používateľovi prerozdeliť úlohy ...

upozornenie používateľa, že mu je pridelený elektronický registratúrny záznam, sprístupnený spis, alebo ...

funkcia umožňujúca používateľovi upozorniť iného používateľa na elektronický registratúrny záznam hodný ...

zabezpečenie hlásenia, ktoré umožní na to oprávnenému používateľovi a správcovi registratúry sledovanie ...

ak je spis alebo elektronický registratúrny záznam spracovaný s použitím jedného pracovného postupu ...

zabezpečenie, že sú vždy dodržané všetky prístupové práva. Neumožňuje konfigurovať pracovný postup tak, ...

funkcia automatickej tvorby doručeného elektronického záznamu z elektronického podania a jeho automatická ...

metadát elektronického podania,

metadát elektronického formulára,

druhu špecializovaného formulára,

iného špecializovaného distribučného zoznamu.

podpora tvorby odosielaného elektronického registratúrneho záznamu prostredníctvom elektronického formulára, ...

záhlavie a pätu,

adresáta,

odvolacie údaje,

vec,

schvaľovateľa alebo autorizujúcej osoby.

podpora tvorby odpovede na doručený elektronický registratúrny záznam automatickým prevzatím metadát ...

adresáta,

odvolacie údaje,

vec.

umožnenie tvorby hromadného elektronického registratúrneho záznamu odosielaného

z rozdeľovníka vytvoreného v systéme,

importom rozdeľovníka z databázy vytvorenej mimo systému,

importom rozdeľovníka z agendového systému.

podpora hromadných procesov nad hromadným elektronickým registratúrnym záznamom, najmä hromadné ...

vkladanie do spisu alebo hromadná tvorba spisov,

schvaľovanie alebo autorizácia,

odosielanie.

konfigurácia spúšťania hromadných procesov pracovných procesov na pozadí s možnosťou ich

pozastavenia pred ukončením,

zrušenia pred ukončením.

umožnenie vytvárať zaručenú konverziu registratúrneho záznamu priamo v systéme a zabezpečenie jej označenia ...

že metadáta použité na automatické vytváranie názvu spisu majú charakter povinných metadát; ak sú pozmenené ...

ak sa zmenia predvolené hodnoty metadát, elektronický systém správy registratúry najmä

nevykoná automatickú zmenu metadát,

upozorní správcu registratúry, že metadáta sú pozmenené a rola spracovateľa agendových spisov umožní ...

upozorní používateľa vykonávajúceho zmenu, že metadáta už boli použité v názve spisu a požiada ho o ...

zabráni používateľovi, ktorý nemá rolu „spracovateľ agendových spisov“, vykonať zmenu metadát a odporučí ...

umožnenie vytvárať agendové spisy len používateľovi s rolou „spracovateľa agendových spisov“.

umožnenie používateľovi otvorenie agendového spisu po zapísaní názvu špecifického pre tento agendový ...

zabezpečenie rozhrania pre programovanie aplikácií, ktoré umožní integráciu s inými softvérovými aplikáciami, ...

iné aplikácie na vytváranie, otváranie a uzatváranie agendových spisov v prostredí elektronického systému ...

iné aplikácie na poskytovanie pomenovania agendových spisov v prostredí elektronického systému správy ...

iné aplikácie na zasielanie elektronických registratúrnych záznamov, ktoré majú byť vložené do agendových ...

iné aplikácie pre režim vyraďovania,

riešenie situácie, ak jedna aplikácia iniciuje operáciu, ktorú iná aplikácia považuje za neplatnú, ...

zachovanie registratúrnej značky pre novovytvorený agendový spis, ktorý má byť odovzdaný inej aplikácii. ...

ak je elektronický systém správy registratúry prepojený s inou softvérovou aplikáciou, umožňuje správcovi ...

ak umožňuje inej aplikácii vytváranie nových agendových spisov, umožní prijať od tejto aplikácie metadáta ...

prijímať elektronické podania a elektronické registratúrne záznamy podpísané kvalifikovaným elektronickým ...

umožnenie správcovi registratúry vždy konfigurovať systém tak, že zviaže overovacie metadáta elektronického ...

zaznamenanie informácie s možnosťou vizualizácie, že validovanie použitím dôveryhodného zoznamu sa uskutočnilo ...

zaznamenanie správcom registratúry ustanovených údajov o procese overenia s možnosťou vizualizácie alebo ...

zaznamenanie všetkých overovacích dát s možnosťou vizualizácie.

umožniť pri príjme e-mailových správ automatické prijatie údajov o procese validácie kvalifikovaného ...

skutočnosti, že platnosť kvalifikovaného elektronického podpisu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate ...

výsledku validácie,

kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb vedeného v dôveryhodnom zozname, ktorý zodpovedá ...

dátumu a času uskutočnenia kontroly.

preukázanie zachovania integrity elektronických registratúrnych záznamov podpísaných kvalifikovaným ...

umožnenie správcovi registratúry pripojiť kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikovanú elektronickú ...

umožnenie, že pri jeho použití pri autorizácii je možné zvoliť autorizáciu

hlavného dokumentu spoločne s prílohami,

hlavného dokumentu bez vyžadovania autorizácie príloh alebo

hlavného dokumentu samostatne a autorizáciu každej z príloh osobitne podľa písmena a) alebo b). ...

umožnenie autorizovať elektronický registratúrny záznam viacerými kvalifikovanými elektronickými podpismi ...

umožnenie opakovanej autorizácie elektronických registratúrnych záznamov, napr. vyznačenie právoplatnosti ...

jeho konfigurácia pre prevádzkovanie na viacerých geograficky oddelených miestach alebo pracoviskách ...

pevného sieťového prepojenia,

bezdrôtového pripojenia k sieti.

umožnenie správcovi registratúry udržiavať vecné skupiny, spisy a elektronické registratúrne záznamy, ...

predchádzanie vzniku konfliktu v rôznych častiach elektronického systému správy registratúry alebo rieši ...

umožnenie správcovi registratúry sledovať celý elektronický systém správy registratúry ako jednu entitu ...

umožnenie synchronizácie úložísk v intervale nakonfigurovanom správcom registratúry podľa bezpečnostných ...

ak umožňuje aplikovať pracovné postupy v rôznych úložiskách, umožňuje výmenu údajov medzi týmito systémami ...

ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry zmeniť úložisko; pri vykonaní tejto zmeny ...

ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry pridať alebo odstrániť v elektronickom systéme ...

umožnenie vzdialeného on-line prístupu, ak to bezpečnostné opatrenia pôvodcu registratúry umožňujú. ...

umožnenie, že pri jeho konfigurácii bola zvolená jedna z týchto možností pridelenia bezpečnostných kategórií: ...

vecnej skupine a spisu, nie jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom,

jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom, nie vecnej skupine a spisu, alebo

elektronickému registratúrnemu záznamu, vecnej skupine aj spisu.

umožnenie správcovi registratúry, že v čase konfigurácie určí, ktorým rolám je umožnené určovať a meniť ...

umožnenie, že bezpečnostné kategórie sa skladajú zo subkategórií.

obmedzenie prístupu k elektronickému registratúrnemu záznamu a spisu len na toho používateľa, ktorý ...

ak je subkategória hierarchická, použije tento postup na pridelenie subkategórie novému elektronickému ...

použije štandardnú hodnotu, ktorú vybral správca registratúry,

použije ako štandard hodnotu materskej entity alebo

požiada správcu registratúry o zápis hodnoty.

že ak je subkategória nehierarchická, použije jeden z týchto postupov na pridelenie subkategórie novým ...

použije štandardnú hodnotu, ktorú vyberie správca registratúry,

použije ako štandard hodnotu materskej entity,

umožní správcovi registratúry zapísať hodnotu,

vyžaduje pridelenie platného preverenia každému novému používateľovi, alebo

uplatňuje pri novom používateľovi štandardné preverenie.

že ak je definovaná nová hierarchická bezpečnostná kategória alebo subkategória, uplatňuje na všetky ...

že ak podporuje bezpečnostné kategórie pre elektronické registratúrne záznamy aj spisy, umožňuje zabrániť, ...

že ak sa používateľ pokúsi prijať elektronický registratúrny záznam, ktorý má vyššiu bezpečnostnú kategóriu ...

bezpečnostná kategória spisu sa zvýši na úroveň kategórie elektronického registratúrneho záznamu, ...

používateľovi je odopreté oprávnenie prijať elektronický registratúrny záznam do spisu,

elektronický registratúrny záznam je automaticky odoslaný na spracovanie určenému používateľovi alebo ...

používateľ je vyzvaný na vytvorenie nového spisu pre tento elektronický registratúrny záznam so štandardnými ...

umožnenie správcovi registratúry zistiť najvyššiu bezpečnostnú kategóriu elektronického registratúrneho ...

automatické udržovanie histórie hodnôt bezpečnostnej kategórie v metadátach k elektronickému registratúrnemu ...

ak používateľ zmení hodnotu bezpečnostnej kategórie umožňuje používateľovi zapísať dôvod zmeny; dôvod ...

neumožnenie používateľovi prideliť bezpečnostnú kategóriu spisu, ku ktorému nemá používateľ prístup. ...

že ak dochádza k zníženiu hodnoty bezpečnostnej kategórie elektronického registratúrneho záznamu, upozorňuje ...

...

...

Prevziať prílohu - Príloha č. 4 k výnosu č. 525/2011 Z. z.

Prevziať prílohu - Príloha č. 5 k výnosu č. 525/2011 Z. z.