Vyhláška Národného bezpečnostného úradu o administratívnej bezpečnosti 453/2007 účinný od 01.04.2016 do 31.12.2019

§ 2
Manipulácia s utajovanou písomnosťou

(1)
Manipulácia s utajovanou písomnosťou na účely tejto vyhlášky je tvorba, príjem, evidencia, preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek iné nakladanie s utajovanou písomnosťou (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva v administratívnej pomôcke, ktorou je najmä
a)
protokol utajovaných písomností príslušného stupňa utajenia (ďalej len „protokol utajovaných písomností“), v ktorom sa evidujú utajované písomnosti a ktorý obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 1; vedenie protokolu utajovaných písomností v elektronickej podobe musí byť zabezpečené pred neoprávneným zásahom do vedenej evidencie a preukázateľným spôsobom sa musia zaznamenávať všetky zmeny vo vedenej evidencii vrátane zaznamenania osoby, ktorá prijala utajovanú písomnosť na vybavenie, alebo osoby, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti,
b)
doručovací zošit, prostredníctvom ktorého sa odovzdávajú a preberajú utajované písomnosti a ktorý obsahuje aspoň náležitosti podľa prílohy č. 2,
c)
zápisník oprávnenej osoby, prostredníctvom ktorého fyzická osoba, ktorá je oprávnenou osobou podľa § 2 písm. f) zákona, zaznamenáva utajované písomnosti a ktorý obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 3,
d)
výpožičková kniha, v ktorej sa eviduje vypožičanie utajovanej písomnosti a ktorá obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 4,
e)
poznámkový zošit na vyhotovovanie výpisov a na prácu s utajovanými skutočnosťami pre označený stupeň utajenia podľa § 3 zákona (ďalej len „poznámkový zošit“),
f)
evidencia utajovaných interných predpisov, ktorá obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 5, vedená osobitne pre stupeň utajenia Prísne tajné a spoločne pre stupeň utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené spôsobom, ktorý určí vedúci,
g)
evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, vedená spôsobom, ktorý určí vedúci,
h)
evidencia vedená centrálnym registrom utajovaných skutočností (ďalej len „centrálny register“), registrami utajovaných skutočností a koncovými registrami podľa § 60 ods. 5 a § 61 zákona,
i)
evidencia neoprávnených manipulácií vedená spôsobom, ktorý určí vedúci,
j)
evidencia osvedčení kuriéra na prepravu utajovaných písomností,
k)
evidencia hmotných nosičov utajovaných písomností,
l)
evidencia bezpečnostných spisov podľa zákona vedená spôsobom, ktorý určí vedúci.
(2)
Ochranu utajovanej písomnosti počas manipulácie s ňou zabezpečuje oprávnená osoba.
(3)
Administratívne pomôcky sa zaevidujú v knihe administratívnych pomôcok už pri ich zavedení. Knihu administratívnych pomôcok zaeviduje pracovisko, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh pôvodcu utajovanej skutočnosti registratúry.2) Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok musia byť očíslované a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis vedúceho. Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo vedúceho sa doplní meno, priezvisko a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho s uvedením dátumu zmeny. Prijatie administratívnej pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena, priezviska a dátumu prijatia.
(4)
Náležitosti štítku na obale protokolu utajovaných písomností a zápisu na ľavej vnútornej strane obalu sú uvedené v prílohe č. 7.
(5)
Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený, a manipuluje sa s ním tak, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.
(6)
Osobám podľa § 35 ods. 2 a 3 zákona, osobám podľa osobitného predpisu2a) alebo podľa rozhodnutia vedúceho vydáva poznámkový zošit ten štátny orgán, ktorý ich oboznamuje s utajovanými skutočnosťami. Poznámkový zošit sa ukladá u štátneho orgánu, ktorý ho vydal.
(7)
Zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit sa po zániku určenia osoby oboznamovať sa s uvedeným stupňom utajenia podľa § 41 ods. 1 zákona odovzdajú osobe, ktorá z hľadiska pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu vrátane služobného pomeru zodpovedá za jej činnosť (ďalej len „nadriadený“), ak ďalej nie je ustanovené inak. Poznámkový zošit vydaný podľa odseku 6 sa po zániku potreby oboznamovať sa s utajovanou skutočnosťou odovzdá štátnemu orgánu, ktorý ho vydal. Vrátenie zápisníka oprávnenej osoby a poznámkového zošita sa zaznamenáva v knihe administratívnych pomôcok. Odovzdané zápisníky oprávnených osôb a poznámkové zošity sa zničia v rámci vyraďovania utajovaných písomností, o čom sa vyhotoví záznam v knihe administratívnych pomôcok.
(8)
Evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, obsahuje najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo utajovanej písomnosti, celkový počet uložených listov utajovanej písomnosti vrátane počtu listov príloh, označenie vecných príloh, vec, znak hodnoty,3) lehotu uloženia,4) registratúrnu značku5) a záznam o vyradení podľa § 24 ods. 10. O zaradení utajovaných písomností do tejto evidencie rozhoduje vedúci. Evidenciu vedie priebežne oprávnená osoba určená vedúcim.
(9)
Všetky zápisy do administratívnych pomôcok s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti, písomné súhlasy, osvedčenia kuriérov, hmotné nosiče utajovaných písomností a bezpečnostné spisy doručené alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma. V poznámkovom zošite musí byť v prípade vyhotovovaných záznamov zabezpečená trvalosť písma.

§ 3
Označovanie stupňa utajenia

(1)
Každá utajovaná písomnosť sa označuje stupňom utajenia už pri jej vytváraní. Ak sa utajovaná písomnosť skladá z písomností alebo z častí písomnosti rôzneho stupňa utajenia, označí sa najvyšším z jednotlivých stupňov utajenia. Ak je to potrebné, jednotlivé časti utajovanej písomnosti, ktoré možno jednoznačne identifikovať, sa označia stupňom utajenia.
(2)
Stupeň utajenia sa na utajovanej písomnosti listinného charakteru označuje slovami PRÍSNE TAJNÉ, TAJNÉ, DÔVERNÉ alebo VYHRADENÉ napísanými červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby na prvej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej časti podľa prílohy č. 8 a 9. Stupeň utajenia Prísne tajné a Tajné sa označuje na každej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej a dolnej časti. Čisté strany utajovanej písomnosti sa takto neoznačujú.
(3)
Stupeň utajenia časti utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sa výrazne vyznačuje na začiatku a na konci takejto časti utajovanej písomnosti skratkou stupňa utajenia podľa § 3 ods. 2 zákona v hranatých zátvorkách „[PT]“, „[T]“, „[D]“ alebo „[V]“.
(4)
Na utajovanej písomnosti nelistinného charakteru, najmä v prípade zariadenia, výrobku, hmotného nosiča utajovaných písomností, sa stupeň utajenia označuje na opisnom štítku a na obale, na ktorom sa uvádza aj názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a číslo utajovanej písomnosti.

§ 7
Náležitosti utajovanej písomnosti

(1)
Na prvej strane utajovanej písomnosti sa uvádzajú nasledovné náležitosti
a)
číslo utajovanej písomnosti,
b)
stupeň utajenia,
c)
číslo výtlačku,
d)
počet listov utajovanej písomnosti,
e)
počet listov utajovanej písomnosti rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia, ak utajovaná písomnosť obsahuje rôzne stupne utajenia,
f)
počet príloh pevne nespojených s utajovanou písomnosťou, lomený počtom listov jej príloh, rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia,
g)
počet príloh utajovanej písomnosti nelistinného charakteru s označením podľa § 23 ods. 1.
(2)
Umiestnenie a forma zápisu náležitostí na utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sú uvedené v prílohách č. 8 a 9.
(3)
Na prednej strane prvého listu vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností, sa pri označenom stupni utajenia utajovanej písomnosti vyznačí konkrétna položka z vlastného zoznamu utajovaných skutočností právnickej osoby,5a) ktorá svojím obsahom zodpovedá vytváranej utajovanej písomnosti (napríklad „ZUS15“); to neplatí pre hmotný nosič utajovaných písomností podľa § 23 ods. 1.
(4)
Listy utajovanej písomnosti sa číslujú priebežne a musia byť pevne spojené tak, aby sa zabránilo možnosti výmeny listov a okrem toho možno samostatne číslovať strany alebo jednotlivé časti utajovanej písomnosti. Na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa pevné spojenie prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia, a na zadnej strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila. Čisté listy utajovanej písomnosti sa do počtu listov utajovanej písomnosti nezapočítavajú.
(5)
Prílohy pevne spojené s utajovanou písomnosťou, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ..., a stupeň utajenia. Listy príloh sú pevne spojené s utajovanou písomnosťou podľa odseku 4. Stupeň utajenia sa na prílohe vyznačuje podľa § 3 ods. 2. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne spojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.
(6)
Prílohy pevne nespojené s utajovanou písomnosťou sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ... k č. p. .......", stupeň utajenia a počet listov tak ako na utajovanej písomnosti. Listy príloh sa číslujú samostatne, sú pevne spojené podľa odseku 4. O odpojení prílohy od utajovanej písomnosti sa vyhotoví záznam na utajovanej písomnosti a manipuluje sa s ňou podľa jej stupňa utajenia. Záznam o odpojení prílohy obsahuje najmä dátum odpojenia, dôvod, spôsob ďalšej manipulácie s touto prílohou, meno, priezvisko a podpis toho, kto túto prílohu odpojil. V prípade, že príloha k utajovanej písomnosti je určená len adresátovi, vyhotoví sa o tom záznam „Príloha len pri výtlačku č. ..." na prvej strane utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.
(7)
Prílohy pevne spojené alebo pevne nespojené s utajovanou písomnosťou, ktoré neobsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa v pravom hornom rohu prílohy uvádza: „Neutajovaná príloha č. ... k č. p. .......", a počet listov.
(8)
Pri zasielaní utajovanej písomnosti technickými prostriedkami sa pevné spojenie podľa odseku 4 vykoná až po zaslaní a prijatí, ak technický prostriedok neumožňuje zaslať ju ako pevne spojenú.
(9)
Na poslednom liste vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností, sa vyznačí počet vytvorených výtlačkov s uvedením adresátov jednotlivých výtlačkov utajovanej písomnosti (ďalej len „rozdeľovník") podľa prílohy č. 8.
(10)
Vyznačenie rozdeľovníka a jeho vyplnenie zabezpečuje oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila.

§ 8
Evidencia utajovaných písomností

(1)
Každá utajovaná písomnosť, ktorá bola vytvorená v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo v ich organizačnej zložke alebo im je doručená, eviduje sa zapísaním v protokole utajovaných písomností alebo v zbernom spise. Protokol utajovaných písomností sa používa jeden kalendárny rok. Ak nebola v priebehu roka v protokole utajovaných písomností zaevidovaná žiadna utajovaná písomnosť, môže sa po uzatvorení na konci kalendárneho roka podľa odseku 12 používať v nasledujúcom kalendárnom roku. Protokol utajovaných písomností vedie oprávnená osoba písomne poverená vedúcim na vedenie protokolu utajovaných písomností (ďalej len „poverená osoba") podľa prílohy č. 7; ak vedúci poverí viac osôb vedením protokolu utajovaných písomností, poverená osoba, ktorá evidenčný úkon vykonáva, to potvrdí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 8. Utajované písomnosti stupňa utajenia Prísne tajné sa evidujú samostatne. Utajované písomnosti stupňa utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené sa môžu evidovať spoločne. Stupeň utajenia alebo zmena stupňa utajenia utajovanej písomnosti sa v spoločnom protokole utajovaných písomností vyznačí skratkou v stĺpci č. 1; v zbernom spise v stĺpci pod poradové číslo.
(2)
Doručená utajovaná písomnosť sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky príjemcu, v ktorej sa uvádza najmä dátum zaevidovania, evidenčné číslo utajovanej písomnosti príjemcu z príslušného protokolu utajovaných písomností, počet listov utajovanej písomnosti a počet príloh utajovanej písomnosti a za lomkou počet doručených listov všetkých príloh.
(3)
Ak utajovanú písomnosť prijala iná oprávnená osoba ako poverená osoba, odovzdá ju neodkladne poverenej osobe na zaevidovanie.
(4)
Doručenú utajovanú písomnosť označenú na vnútornej obálke alebo na obale nápisom „DO VLASTNÝCH RÚK" poverená osoba neotvára. Takáto utajovaná písomnosť sa zaeviduje v protokole utajovaných písomností s uvedením údajov z vnútornej obálky alebo obalu a v pôvodnom neporušenom stave sa odovzdá adresátovi. Ostatné údaje potrebné na zaevidovanie do protokolu utajovaných písomností oznamuje adresát poverenej osobe neodkladne po oboznámení sa s obsahom utajovanej písomnosti.
(5)
Ten, kto prevezme utajovanú písomnosť na vybavenie alebo komu bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti (ďalej len „spracovateľ“), sa uvedie v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 9 s uvedením dátumu prevzatia utajovanej písomnosti. Koncept, ktorý slúži ako podklad na prípravu utajovanej písomnosti a nie je možné ho zničiť, sa eviduje ako samostatná utajovaná písomnosť. Každé ďalšie odovzdanie a následné prevzatie utajovanej písomnosti sa zaznamená v zápisníku oprávnenej osoby. Ak utajovanú písomnosť prevzal vedúci iba z dôvodu jej pridelenia na vybavenie, vyhotoví o tejto skutočnosti záznam na utajovanej písomnosti. Prevzatie utajovanej písomnosti sa v zápisníku oprávnenej osoby nezaznamenáva ani vtedy, ak utajovanú písomnosť prevezme poverená osoba na zaevidovanie do protokolu utajovaných písomností.
(6)
Nadbytočným výtlačkom utajovanej písomnosti sa rozumie každý jej ďalší výtlačok, ktorý nie je určený na uloženie k protokolu utajovaných písomností v rámci štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, napríklad môže ísť o neodoslaný výtlačok utajovanej písomnosti, vrátený výtlačok utajovanej písomnosti nespĺňajúci náležitosti utajovanej písomnosti. Za nadbytočný výtlačok utajovanej písomnosti nie je možné považovať utajovanú písomnosť, ktorá sa v rámci štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky nachádza len v jednom výtlačku. Oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila, chybné alebo nadbytočné výtlačky zničí podľa osobitného predpisu6) mimo vyraďovacieho konania (§ 24).
(7)
Každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila s utajovanou písomnosťou označenou stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné bez jej pridelenia na vybavenie, potvrdí toto oboznámenie sa záznamom na kontrolnom liste alebo priamo na utajovanej písomnosti, resp. na jej prílohe tak, aby nedošlo k zásahu do obsahu a náležitostí utajovanej písomnosti. Záznam o oboznámení sa s utajovanou písomnosťou obsahuje najmä dátum oboznámenia sa, meno, priezvisko a podpis oprávnenej osoby, ktorá sa s utajovanou písomnosťou oboznámila. O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s utajovanou písomnosťou stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné môže rozhodnúť vedúci.
(8)
Ku každej utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa vyhotoví kontrolný list podľa prílohy č. 11, ak sa oboznámenie s utajovanou písomnosťou nepotvrdilo priamo na utajovanej písomnosti alebo na jej prílohe; kontrolný list k utajovanej písomnosti pripojí ten, kto utajovanú písomnosť predložil na oboznámenie ďalším oprávneným osobám. Kontrolný list je vedený k utajovanej písomnosti, nemá samostatné poradové číslo, nie je pevne spojený s utajovanou písomnosťou a nezapočítava sa do počtu listov utajovanej písomnosti. Záznam o pripojení kontrolného listu sa vyhotoví na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti podľa prílohy č. 8. Kontrolný list sa zničí v rámci vyraďovania utajovanej písomnosti.
(9)
Ku každej prílohe pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou sa kontrolný list pripája až pri jej odpojení od utajovanej písomnosti, ak sa oboznámenie nepotvrdilo záznamom na tejto prílohe.
(10)
Po vyplnení všetkých riadkov kontrolného listu ďalší kontrolný list pripojí ten, kto utajovanú písomnosť predkladá na oboznámenie ďalším oprávneným osobám po zapísaní pôvodného kontrolného listu.
(11)
Pri zápisoch na utajovanej písomnosti musí byť zabezpečená trvalosť písma.
(12)
Na konci príslušného kalendárneho roka alebo pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky počas kalendárneho roka, sa protokol utajovaných písomností uzatvorí tak, že sa posledný zápis podčiarkne. Pod čiarou sa uvedie dátum uzatvorenia, meno, priezvisko a podpis poverenej osoby a jej nadriadeného. Ak utajovaná písomnosť nebola vybavená do 31. decembra príslušného kalendárneho roka, preeviduje sa do protokolu utajovaných písomností pre nasledujúci kalendárny rok.
(13)
Preevidovanie utajovanej písomnosti sa vyznačí v pôvodnom protokole utajovaných písomností v stĺpcoch č. 12 až 16 textom „Preevidované na č. p.: ...". V protokole utajovaných písomností, do ktorého sa utajovaná písomnosť preeviduje, v stĺpci č. 2 sa napíše dátum preevidovania a zo stĺpcov č. 3 až 9 sa odpíšu všetky zápisy z pôvodného protokolu utajovaných písomností, pričom v stĺpcoch č. 3 až 5 sa vyznačí preevidovanie textom „Preevidované z č. p.: ...". Na utajovanej písomnosti (zbernom spise) sa pôvodné číslo prečiarkne tak, aby zostalo čitateľné, a uvedie sa text „Preevidované na č. p.: ...". V zbernom spise sa posledný zápis ku dňu preevidovania podčiarkne a v zápisoch sa pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. Pri preevidovaní utajovanej písomnosti poverená osoba prekontroluje jej úplnosť a potvrdí to záznamom na prvej strane utajovanej písomnosti zápisom: „Písomnosť úplná – dátum, priezvisko a podpis".
(14)
Utajované interné predpisy a utajované písomnosti určené na založenie do evidencie utajovaných interných predpisov, do bezpečnostných spisov a do evidencie utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, sa po zaevidovaní do protokolu utajovaných písomností zapíšu a uložia do týchto evidencií; uloženie sa vyznačí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 13. Utajovaná písomnosť uložená do týchto evidencií sa následne vyraďuje priamo z uvedených evidencií podľa § 24.
(15)
Vedenie protokolu utajovaných písomností a nevybavené utajované písomnosti sa kontrolujú najmenej raz za tri mesiace. Kontrolu vykonáva vedúci alebo iná oprávnená osoba písomne určená vedúcim, ktorou však nemôže byť poverená osoba. V prípade zistenia nedostatkov sa vyhotoví registratúrny záznam o výsledku kontroly, v ktorom sa uvedú zistené nedostatky, spôsob a termín ich odstránenia, dátum, meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu vykonala; pod predtlačou strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie len číslo registratúrneho záznamu o výsledku kontroly. Ak nedostatky zistené neboli, pod predtlačou strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie záznam „Bez nedostatkov", dátum, meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu vykonala.
(16)
Z protokolu utajovaných písomností vedeného v elektronickej podobe sa ďalšie evidenčné čísla utajovaných písomností prestanú prideľovať v posledný deň kalendárneho roka, v ktorom sa protokol utajovaných písomností používal. Protokol utajovaných písomností vedený v elektronickej podobe sa vyhotoví vo forme listinného dokumentu, kde sa doplnia náležitosti uvedené v odseku 12, alebo sa uloží na hmotný nosič utajovaných písomností najneskôr do 31. januára nasledujúceho kalendárneho roka; tento postup sa uplatní aj pri zmene poverenej osoby. Protokol utajovaných písomností, ktorý je vyhotovený vo forme listinného dokumentu alebo je uložený na hmotnom nosiči utajovaných písomností, sa dodatočne zaeviduje ako administratívna pomôcka.

Príloha č. 1 k vyhláške č. 453/2007 Z. z.
Prevziať prílohu -