Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu 410/2015 účinný od 01.03.2019 do 31.12.2019

Platnosť od: 19.12.2015
Účinnosť od: 01.03.2019
Účinnosť do: 31.12.2019
Autor: Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky
Oblasť: Správne právo, Archivníctvo, Štatistiky, archivníctvo
Originál dokumentu:

Informácie ku všetkým historickým zneniam predpisu
HIST5JUDDSEUPPČL0

Informácie ku konkrétnemu zneniu predpisu
Vyhláška 410/2015 s účinnosťou od 01.03.2019 na základe 49/2019


§ 2
Prijímanie elektronickej zásielky

(1)
Elektronická zásielka sa prijíma prostredníctvom elektronickej schránky,2) elektronickej podateľne,3) elektronickej pošty alebo elektronických služieb.
(2)
Elektronický systém správy registratúry je prepojený s elektronickou podateľňou4) a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.
(3)
Pôvodca skontroluje obsah, formát,4a) bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje.
(4)
Ak sa zabezpečuje príjem elektronickej zásielky prostredníctvom elektronickej podateľne, môžu sa výsledky overenia prijatého elektronického záznamu využiť na účely elektronického systému správy registratúry.
zobraziť paragraf
§ 3
Prijímanie elektronickej zásielky podpísanej kvalifikovaným elektronickým podpisom

(1)
Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom4b) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou,4c) ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka,4d) overí sa ich platnosť spôsobom ustanoveným v osobitnom predpise,5) ak tieto údaje neboli overené elektronickou podateľňou.
(2)
Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.
(3)
Ak výsledok overenia preukázal neplatnosť kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky, pôvodca o tom informuje odosielateľa.
zobraziť paragraf
§ 4
Prijímanie neelektronickej zásielky

(1)
Podateľňa prijíma len neelektronickú zásielku adresovanú pôvodcovi. Neelektronickú zásielku adresovanú inej právnickej osobe podateľňa neprevezme.
(2)
Ak o to doručiteľ požiada, podateľňa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom prijatia, s uvedením počtu príloh a podpisom zamestnanca na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku.
(3)
Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske poštového podniku a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručenú zásielku vráti poštovému podniku, doručiteľovi alebo odošle adresátovi.
(4)
Podateľňa môže prijať aj zásielku doručenú prostredníctvom faxu; s takou zásielkou nakladá ako s neelektronickým záznamom.
zobraziť paragraf
§ 5
Triedenie a otváranie zásielok

(1)
Podateľňa triedi zásielky na
a)
zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,
b)
pôvodcom určené zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo organizačnej zložke, ktorá vedie ich evidenciu,
c)
pôvodcom určené zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,
d)
noviny, časopisy, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.
(2)
Podateľňa neotvára neelektronickú
a)
súkromnú zásielku, ktorá je adresovaná na meno a priezvisko zamestnanca pôvodcu uvedené nad názvom pôvodcu,
b)
zásielku, na ktorej je uvedené, že sa nesmie otvárať,
c)
zásielku, o ktorej tak rozhodol pôvodca,
d)
zásielku, ktorá nie je adresovaná pôvodcovi.
(3)
Ak ide o zásielku podľa odseku 2, prezentačná pečiatka s dátumom prijatia sa odtlačí na obálke. Ak bola zásielka v podateľni otvorená omylom, zamestnanec, ktorý zásielku otvoril, uvedie na obálke slová „Otvorené omylom“ a pripojí dátum, meno, priezvisko a podpis.
(4)
Ak je v jednej obálke viac záznamov, pripojí sa obálka k jednému z nich; na ostatných záznamoch, ak sa netýkajú tej istej veci, sa uvedie poznámka, ku ktorému záznamu je obálka pripojená.
(5)
Obálka sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak
a)
záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,
b)
adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,
c)
má dátum podania zásielky právny účinok,
d)
je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,
e)
ide o zásielku doručenú na návratku.
(6)
Ak je doručená elektronická zásielka určená viacerým adresátom, zaraďuje sa do obehu vytvorením jej elektronických kópií.
zobraziť paragraf
§ 6
Označovanie prijatého záznamu

(1)
Pri správe registratúry prostredníctvom elektronického systému správy registratúry sa označí prijatý
a)
elektronický záznam jednoznačným identifikátorom entity registratúry,6)
b)
neelektronický záznam jednoznačným identifikátorom entity registratúry, ktorý obsahuje údaje o pôvodcovi vo forme číselného, alfanumerického, čiarového kódu alebo QR kódu.
(2)
Ak sa vyhotoví z prijatého neelektronického záznamu elektronická kópia, zabezpečí sa jednoznačná väzba medzi neelektronickým záznamom a jeho elektronickou kópiou. Väzba na elektronický záznam podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, opatrený kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou je tvorená hodnotou digitálneho odtlačku7) z digitálneho podpisu obsiahnutého v kvalifikovanom elektronickom podpise, kvalifikovanej elektronickej pečati alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatke.
(3)
Prijatý neelektronický záznam sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky, ktorá obsahuje názov pôvodcu, dátum prijatia záznamu, číslo záznamu, číslo spisu, počet príloh a označenie spracovateľa. Odtlačkom prezentačnej pečiatky sa označuje aj neelektronický záznam vzniknutý zaručenou konverziou8) z pôvodného elektronického záznamu. Vzor prezentačnej pečiatky je uvedený v prílohe č. 1.
(4)
Prezentačná pečiatka sa odtláča v hornej časti ľavej strany záznamu alebo na inom mieste tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky podateľňa vyznačí dátum prijatia a počet príloh. Prípadné nedostatky vyznačí pod odtlačok prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o nich vyrozumie spracovateľ.
(5)
Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie; kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačuje.
(6)
Zbierka zákonov Slovenskej republiky, technické normy, tlačoviny, napríklad noviny, časopisy, reklamné materiály, cenníky, katalógy, ako aj pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.
zobraziť paragraf
§ 8
Evidovanie záznamu a spisu prostredníctvom elektronického systému správy registratúry

(1)
Prostredníctvom elektronického systému správy registratúry sa vedie jeden registratúrny denník alebo viac navzájom prepojených registratúrnych denníkov. Agendové systémy sa môžu prepojiť s elektronickým systémom správy registratúry. Prepojenie elektronického systému správy registratúry s inými agendovými systémami, ako aj rozsah prenosu dát upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(2)
Registratúrny denník obsahuje údaje podľa osobitného predpisu,10) prípadne aj ďalšie údaje podľa rozhodnutia pôvodcu.
(3)
Záznamy sa môžu do registratúrneho denníka evidovať na viacerých miestach súčasne pri zachovaní centrálnej evidencie. Záznamy eviduje podateľňa a jednotlivé organizačné zložky pôvodcu v rozsahu ustanovenom pôvodcom v registratúrnom poriadku.
(4)
Záznamu sa prideľuje v chronologicko-numerickom rade evidenčné číslo záznamu, číslo spisu a poradové číslo záznamu v rámci spisu automaticky. Obsah spisu sa vytvára automaticky. Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii vyznačuje udelením príznaku, ktorého formu upraví pôvodca v registratúrnom poriadku. V evidencii, v ktorej sa evidujú utajované registratúrne záznamy, je príznakom uvedenie skratky stupňa utajenia podľa osobitného predpisu.10b)
(5)
Zápis musí umožňovať zaznamenávanie histórie záznamu.11) Opravy a identifikácia osôb, ktoré ich vykonali, sa zaznamenávajú automaticky. Registratúrny denník sa uzatvára automaticky.
(6)
Elektronický systém na správu registratúry musí byť v zhode so štandardmi ustanovenými osobitnými predpismi.12)
zobraziť paragraf
§ 10
Obeh registratúrneho záznamu

(1)
Obeh registratúrneho záznamu sa zabezpečuje spôsobom, ktorý umožní sledovať všetky manipulačné úkony s registratúrnym záznamom, identifikovať osoby, ktoré ich vykonali, a určiť dátum ich vykonania.
(2)
Spracovateľ pri vybavovaní spisu priebežne ukladá a ochraňuje registratúrne záznamy patriace do spisu; spracovateľom je zamestnanec pôvodcu, ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu.
(3)
Ak sa obeh registratúrneho záznamu medzi jednotlivými organizačnými zložkami pôvodcu uskutočňuje prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, registratúrny záznam sa podpisuje elektronickým podpisom, elektronickou parafou, opatruje kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou. Elektronickou parafou je podpis registratúrneho záznamu v rámci obehu registratúrnych záznamov medzi jednotlivými organizačnými zložkami pôvodcu automaticky generovaný elektronickým systémom správy registratúry v procese schvaľovania registratúrneho záznamu.
(4)
Spôsob odovzdávania registratúrneho záznamu medzi jednotlivými organizačnými zložkami pôvodcu a spracovateľom a jeho prevzatie upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
zobraziť paragraf
§ 11
Tvorba spisu

(1)
Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu. Spis sa vytvára spájaním registratúrnych záznamov, ktoré sa viažu k tej istej veci. Spis sa vytvára ako elektronický spis, neelektronický spis alebo kombinovaný spis.
(2)
Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje názov pôvodcu, názov jeho organizačnej zložky, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa a označenie „Spisový obal“. Pre spisy, ktoré obsahujú iba elektronické registratúrne záznamy, sa spisový obal nevyhotovuje.
(3)
Ak osobitný predpis neustanovuje inak, registratúrny záznam, ktorý je úradným listom, sa vyhotovuje s predtlačou podľa technických noriem13) alebo inej obdobnej technickej špecifikácie, ktorá obsahuje
a)
názov a adresu pôvodcu alebo jeho organizačnej zložky,
b)
identifikačné údaje registratúrneho záznamu, ktorými sú číslo spisu, do ktorého patrí, dátum vzniku registratúrneho záznamu a priezvisko spracovateľa, prípadne aj jeho kontaktné údaje; elektronický registratúrny záznam sa vyhotovuje v predpísaných formátoch.
(4)
Pôvodca, ktorý vedie správu registratúry prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, môže neelektronický registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, ukladať v chronologicko-numerickom usporiadaní spôsobom, ktorý umožní zaradiť ho v prípade potreby do príslušného spisu. Takýto neelektronický registratúrny záznam musí mať v odtlačku prezentačnej pečiatky uvedené číslo registratúrneho záznamu.
(5)
Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku,14) lehotu uloženia15) a znak hodnoty16) podľa registratúrneho plánu pôvodcu.
(6)
Obsah spisu je neoddeliteľnou súčasťou spisu a obsahuje poradové číslo registratúrneho záznamu, dátum jeho prijatia alebo odoslania, označenie odosielateľa alebo adresáta, vec a počet príloh, spôsob a dátum vybavenia. Spracovateľ vytvára obsah spisu priebežne. Vzor obsahu spisu je uvedený v prílohe č. 2.
(7)
Neelektronické registratúrne záznamy zaraďované do spisu sa spájajú vložením do spisového obalu. Elektronické registratúrne záznamy sa spájajú prostredníctvom štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre a väzbách a údajov o ich správe; neelektronické registratúrne záznamy s elektronickými registratúrnymi záznamami sa prepoja pomocou odkazov. Podmienky prevedenia neelektronického záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(8)
Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu
a)
ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti pôvodcu,
b)
obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť pôvodcu,
c)
vzniknutému z vlastného podnetu pôvodcu,
d)
adresovanému pôvodcovi, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti,
e)
ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti pôvodcu.
(9)
Číslo spisu obsahuje označenie pôvodcu alebo jeho organizačnej zložky, poradové číslo z registratúrneho denníka alebo inej evidencie a rok. Číslo spisu môže obsahovať aj iné znaky charakterizujúce skutočnosti súvisiace so spisom.
(10)
Registratúrny záznam zapísaný v obsahu spisu sa vybavuje pod číslom spisu. Po uzatvorení spisu sa ukladá pod číslom spisu v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre.
(11)
Súčasťou vybaveného spisu je spravidla registratúrny záznam, ktorým spracovateľ spis vybavil, alebo záznam o jeho vybavení.
(12)
Ak bude nasledujúci kalendárny rok prijatý alebo vytvorený nový registratúrny záznam patriaci do spisu z predchádzajúceho roka, spis dostáva nové číslo a nový spisový obal, do ktorého sa vloží tlačivo „Obsah spisu“ a spis z predchádzajúceho roka. Nové číslo spisu sa môže vyznačiť aj na pôvodnom spisovom obale. Pri evidovaní ďalšieho registratúrneho záznamu v novom kalendárnom roku sa v obsahu spisu pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. V registratúrnom denníku sa vyznačí aj číslo spisu z predchádzajúceho roka.
(12)
Spis sa ukladá do registratúry roka, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. Jednotlivé registratúrne záznamy nesmú byť z uzatvoreného spisu vyňaté.
(13)
Pôvodca môže z dôvodu efektívnosti a racionalizácie vlastnej činnosti viesť iné evidencie o spisoch alebo zo spisov. Podrobnosti o ich vedení upravuje registratúrny poriadok.
zobraziť paragraf
§ 12
Vybavovanie spisu

(1)
Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje
a)
registratúrnym záznamom,
b)
odstúpením,
c)
vzatím na vedomie,
d)
úradným záznamom,
e)
ďalšími spôsobmi, ktoré upravuje registratúrny poriadok.
(2)
Ak sa po otvorení zásielky adresovanej pôvodcovi a zaevidovaní záznamu v registratúrnom denníku zistí, že vybavenie nepatrí do jeho pôsobnosti, spracovateľ ho odstúpi so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním rovnopisu sprievodného listu.
(3)
Spis sa vybavuje v lehote ustanovenej všeobecne záväzným právnym predpisom, inak v lehote určenej pôvodcom.
(4)
Ak sa vec nemôže vybaviť v ustanovenej lehote alebo v určenej lehote alebo sa odstúpi na vybavenie inému orgánu, informuje sa o tom odosielateľ s uvedením dôvodov.
(5)
Ak si to vyžaduje vybavenie veci, spracovateľ zabezpečí súčinnosť organizačných zložiek pôvodcu alebo iných orgánov a organizácií. Spracovateľ vyznačí spôsob vybavenia registratúrneho záznamu, odošle ho alebo dá pokyn na jeho odoslanie a určí ďalší pohyb spisu.
(6)
Ak sa obmedzuje prístup k spisu, spracovateľ uvedie na spisovom obale označenie „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí v evidencii spisov. Ak spis obsahuje utajovaný registratúrny záznam, označí sa stupňom utajenia podľa osobitného predpisu a obmedzí sa prístup k celému spisu.
(7)
Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu16b) pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, pôvodca ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a vykonateľnosti podpíše zamestnanec správneho orgánu, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.16c) Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov16d) na ústrednom portáli verejnej správy.16e) Pôvodca môže v registratúrnom poriadku alebo v inom internom riadiacom akte spôsob pripájania doložky právoplatnosti a vykonateľnosti upraviť odchylne.
(8)
Ak spracovateľ zvolí písomnú formu vybavenia, píše iba v jednej veci. Ak vybaví vec ústne, urobí o tom záznam na doručenom registratúrnom zázname alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať čas, výsledok a meno a priezvisko osoby, s ktorou vec vybavil.
(9)
Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí aj v evidencii spisov a na spisovom obale, ak bol vyhotovený ešte pred uložením spisu v príručnej registratúre. Záznam v evidencii spisov musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu.
zobraziť paragraf
§ 13
Používanie pečiatky

(1)
Na neelektronických registratúrnych záznamoch sa odtláča červenou farbou úradná pečiatka so štátnym znakom Slovenskej republiky, úradná pečiatka s erbom samosprávneho kraja a úradná pečiatka s erbom obce. Modrou farbou sa odtláča úradná podlhovastá nápisová pečiatka; jej text je zhodný s textom záhlavia tlačív používaných pôvodcom.
(2)
Ak sa používa niekoľko úradných pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.
(3)
Evidencia úradných pečiatok obsahuje odtlačok úradnej pečiatky s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa, dátumom prevzatia, dátumom vrátenia a dátumom zničenia úradnej pečiatky.
(4)
Používanie pečiatok upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(5)
Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronická kópia sa odtlačkom úradnej pečiatky neoznačujú.16f)
zobraziť paragraf
§ 14
Podpisovanie registratúrneho záznamu vytvoreného pôvodcom

(1)
Na registratúrny záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis. Pravidlá umiestnenia podpisov upravujú technické normy.
(2)
Elektronický registratúrny záznam sa autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu16g) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, alebo sa zvolí iná forma jeho autorizácie upravená v registratúrnom poriadku. K internému elektronickému záznamu sa spravidla pripája elektronický podpis.
(3)
Certifikáty vydané akreditovanou certifikačnou autoritou, ktorých je pôvodca držiteľom a na ktorých sú založené ním používané kvalifikované elektronické podpisy a kvalifikované elektronické pečate, sa evidujú.
(4)
Podmienky podpisovania registratúrneho záznamu upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(5)
Autorizovanie elektronických príloh sa odlišuje v závislosti od formátu príloh. Spôsob autorizovania prílohy vytvorenej vo formáte PDF alebo v podobe elektronického formulára16h) upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
zobraziť paragraf
§ 15
Odosielanie zásielky

(1)
Odosielanie zásielky sa zabezpečuje prostredníctvom podateľne, elektronickej schránky, elektronickej pošty alebo inými elektronickými prostriedkami. Pôvodca využíva na odosielanie elektronických registratúrnych záznamov spravidla modul elektronického doručovania.16i)
(2)
Elektronický registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu sa vyhotovujú ako elektronické formuláre alebo vo formáte PDF.
(3)
Ak sa vykonáva správa registratúry prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, spravidla sa zabezpečí na odosielanie elektronického registratúrneho záznamu jeho prepojenie s elektronickou podateľňou a môže sa zabezpečiť jeho prepojenie s elektronickou schránkou.
(4)
Dátum odoslania zásielky sa uvádza v evidencii spisov.
(5)
Ak bola zásielka vrátená pôvodcovi ako nedoručiteľná, porovná správnosť údajov s údajmi udanými adresátom a odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo o jej prípadnom opätovnom odoslaní zaeviduje v evidencii spisov.
(6)
Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe po preukázaní osobnej totožnosti občianskym preukazom alebo úradným preukazom a potvrdení prevzatia podpisom na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne“.
(7)
Spôsob odosielania jednotlivých typov zásielok upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
zobraziť paragraf
§ 18
Ukladanie registratúrneho záznamu a spisu

(1)
Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme správy registratúry, vo vládnom cloude16j) alebo v module dlhodobého uchovávania.17) Do zavedenia elektronického systému správy registratúry sa za uloženie elektronického registratúrneho záznamu považuje ponechanie elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej schránke.
(2)
Elektronický registratúrny záznam musí byť uložený vo formáte podľa § 23, ktorý zaručí jeho nemennosť a umožní jeho zobrazenie používateľsky zrozumiteľným spôsobom.
(3)
Spracovateľ pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu.
(4)
Elektronický registratúrny záznam alebo elektronický spis sa považuje za úplný, ak sú k nemu trvalo pripojené štruktúrované údaje o jeho obsahu, štruktúre, väzbách a jeho správe vrátane údajov o platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky.
(5)
Ak je elektronický registratúrny záznam alebo elektronický spis neúplný, doplnia sa k nemu štruktúrované údaje o jeho obsahu, štruktúre a väzbách a jeho správe alebo sa prevedie do neelektronickej podoby. Informácia o prevedení do neelektronickej podoby sa vyznačí v evidencii spisov.
(6)
Ak je elektronický registratúrny záznam alebo elektronický spis trvalo poškodený alebo zničený alebo ho nie je možné zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom, vyznačí sa táto skutočnosť v elektronickom systéme správy registratúry.
(7)
Uzatvorený spis sa ukladá takto:
a)
elektronický spis v elektronickej príručnej registratúre a v elektronickom registratúrnom stredisku v elektronickom systéme správy registratúry alebo v module dlhodobého uchovávania elektronických registratúrnych záznamov,
b)
neelektronický spis v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku,18)
c)
kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.
(8)
Neelektronický registratúrny záznam, z ktorého pôvodca vyhotovil elektronickú kópiu, sa uloží v registratúre a vyradí vo vyraďovacom konaní spoločne s elektronickou kópiou.
(9)
Neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu vyhotovená pôvodcom nie je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho strediska. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému pôvodca môže neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu ukladať v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku.
zobraziť paragraf
§ 21
Prístup k registratúre

(1)
Prístup k registratúre sa uskutočňuje nazeraním, vypožičiavaním a vyhotovovaním odpisu, výpisu, potvrdenia a kópie zo spisu. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.
(2)
Vypožičiavanie sa uskutočňuje v lehotách určených pôvodcom.
(3)
Prístup k registratúre sa uskutočňuje za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu a v súlade s osobitným predpisom o ochrane osobných údajov.19a)
(4)
Vedenie evidencie prístupu k registratúre a prístup k registratúre upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
zobraziť paragraf
§ 23
Výstupné formáty elektronického registratúrneho záznamu

(1)
Výstupným dátovým formátom elektronického registratúrneho záznamu je formát
a)
výstupu z elektronického systému správy registratúry,
b)
elektronického registratúrneho záznamu uloženého v elektronickom systéme správy registratúry,
c)
na odovzdávanie elektronických archívnych dokumentov.
(2)
Na textové elektronické registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou sa použije ako výstupný formát elektronického registratúrneho záznamu spravidla platný elektronický formulár19b) a formát PDF/A-1a.
(3)
Na grafické elektronické registratúrne záznamy sa použije ako výstupný formát elektronického registratúrneho záznamu
a)
Portable Network Graphics (PNG),
b)
Tagged Image File Format (TIFF, revízia 6 – nekomprimovaný),
c)
JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF).
(4)
Pôvodca môže použiť na výstupné zostavy z elektronického systému správy registratúry aj iný výstupný formát.20)
(5)
Štruktúrované údaje o obsahu, štruktúre, väzbách a správe elektronického registratúrneho záznamu sú k nemu pripájané vo formáte XML alebo JSON.
zobraziť paragraf
Nový paragraf
§ 25a
Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. marca 2019


Registratúrne poriadky uvedú pôvodcovia do súladu s touto vyhláškou do 30. júna 2019.
zobraziť paragraf
Poznámka
1)
§ 2 písm. l) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
2)
§ 11 až 16 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
3)
§ 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).
4)
§ 60f ods. 1 zákona č.305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
4a)
§ 3 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
4b)
Čl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).
4c)
Čl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.
4d)
Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.
5)
Zákon č. 272/2016 Z. z.
6)
§ 2 písm. q) výnosu č. 525/2011 Z. z.
7)
§ 2 písm. e) vyhlášky č. 135/ 2009 Z. z.
8)
§ 35 a 36 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.
9)
§ 4 ods. 4 zákona č. 305/2013 Z. z.
10)
Body 9.1 a 9.3 prílohy č. 1 výnosu č. 525/2011 Z. z.
10b)
§ 3 ods. 2 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
11)
§ 2 písm. p) výnosu č. 525/2011 Z. z.
12)
Výnos č. 525/2011 Z. z. Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.
13)
STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností (01 6910).STN 88 6101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy (88 6101).
14)
§ 2 písm. w) výnosu č. 525/2011 Z. z.
15)
§ 10 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
16)
§ 9 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.
16b)
§ 31a ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
16c)
§ 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.
16d)
§ 10 ods. 8 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.
16e)
§ 5 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
16f)
Napríklad § 47 ods. 5 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov.
16g)
§ 8 zákona č. 272/2016 Z. z.
16h)
§ 3 písm. i) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
16i)
§ 10 ods. 9 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.
16j)
§ 10a zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
17)
§ 10 ods.12 zákona č. 305/2013 Z. z.
18)
§ 20 ods. 1 vyhlášky č. 628/2002 Z. z.
19)
Napríklad vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 543/2005 Z. z. o Spravovacom a kancelárskom poriadku pre okresné súdy, krajské súdy, Špeciálny súd a vojenské súdy v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 618/2005 Z. z. o tvorbe spisu orgánmi činnými v trestnom konaní a súdmi v znení vyhlášky č. 96/2009 Z. z., vyhláška č. 48/2019 Z. z., vyhláška Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky č. 22/2010 Z. z., ktorou sa vydáva Spravovací poriadok pre katastrálne úrady a správy katastra.
19a)
Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
19b)
§ 26 ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z.
20)
Výnos č. 55/2014 Z. z. v znení neskorších predpisov. ISO/IEC 15948 Information technology – Computer graphics and image processing – Portable Network Graphics (PNG): Functional specification. Súbor ISO/IEC 10918 Information technology – Digital compression and coding of continuous-tone still images.
21)
§ 3 ods. 1 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 42/1994 Z. z. o civilnej ochrane obyvateľstva v znení neskorších predpisov.
22)
§ 3 ods. 2 zákona č. 42/1994 Z. z. v znení neskorších predpisov.
zobraziť paragraf
Načítavam znenie...
MENU
Hore