Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu 410/2015 účinný od 01.01.2022 do 31.08.2023

§ 7
Evidencia spisov

(1)
Evidencia spisov je evidencia registratúrnych záznamov a spisov v registratúrnom denníku, v agendových systémoch9) a iných osobitných systematických evidenciách vedených pôvodcom vrátane registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti (ďalej len „utajované registratúrne záznamy“), ak osobitný predpis9a) neustanovuje inak.
(2)
Základnou evidenčnou pomôckou pri správe registratúry je registratúrny denník.
(3)
Registratúrny poriadok určuje spôsob evidovania spisov v jednom registratúrnom denníku alebo prostredníctvom registratúrnych denníkov organizačných zložiek pôvodcu. Vedenie registratúrneho denníka upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(4)
V registratúrnom denníku sa evidujú v chronologicko-numerickom poradí všetky záznamy, ktoré sú podnetom na otvorenie nového spisu.
(5)
Ak sa po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, zaeviduje sa v registratúrnom denníku alebo v obsahu spisu.
(6)
V registratúrnom denníku sa číselný rad začína prvým dňom kalendárneho roka alebo prvým pracovným dňom kalendárneho roka označeným číslom jeden a končí sa posledným dňom kalendárneho roka alebo posledným pracovným dňom kalendárneho roka.
(7)
Záznam evidovaný v agendových systémoch alebo iných systematických evidenciách nepodlieha evidencii v registratúrnom denníku.
(8)
Pre každý kalendárny rok sa otvára nový registratúrny denník, ktorý sa označí názvom pôvodcu a rokom; registratúrny denník organizačnej zložky pôvodcu sa označí aj jej názvom.
(9)
Pri evidovaní odoslaného elektronického záznamu, ktorý je rozhodnutím, sa použije referenčný identifikátor druhu rozhodnutia.