Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu 410/2015 účinný od 01.01.2020 do 31.12.2021

Platnosť od: 19.12.2015
Účinnosť od: 01.01.2020
Účinnosť do: 31.12.2021
Autor: Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky
Oblasť: Správne právo, Archivníctvo, Štatistiky, archivníctvo
Originál dokumentu:

Informácie ku všetkým historickým zneniam predpisu
HIST5JUDDSEUPPČL0

Informácie ku konkrétnemu zneniu predpisu
Vyhláška 410/2015 s účinnosťou od 01.01.2020 na základe 49/2019


§ 7
Evidencia spisov

(1)
Evidencia spisov je evidencia registratúrnych záznamov a spisov v registratúrnom denníku, v agendových systémoch9) a iných osobitných systematických evidenciách vedených pôvodcom vrátane registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti (ďalej len „utajované registratúrne záznamy“), ak osobitný predpis9a) neustanovuje inak.
(2)
Základnou evidenčnou pomôckou pri správe registratúry je registratúrny denník.
(3)
Registratúrny poriadok určuje spôsob evidovania spisov v jednom registratúrnom denníku alebo prostredníctvom registratúrnych denníkov organizačných zložiek pôvodcu. Vedenie registratúrneho denníka upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(4)
V registratúrnom denníku sa evidujú v chronologicko-numerickom poradí všetky záznamy, ktoré sú podnetom na otvorenie nového spisu.
(5)
Ak sa po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, zaeviduje sa v registratúrnom denníku alebo v obsahu spisu.
(6)
V registratúrnom denníku sa číselný rad začína prvým dňom kalendárneho roka alebo prvým pracovným dňom kalendárneho roka označeným číslom jeden a končí sa posledným dňom kalendárneho roka alebo posledným pracovným dňom kalendárneho roka.
(7)
Záznam evidovaný v agendových systémoch alebo iných systematických evidenciách nepodlieha evidencii v registratúrnom denníku.
(8)
Pre každý kalendárny rok sa otvára nový registratúrny denník, ktorý sa označí názvom pôvodcu a rokom; registratúrny denník organizačnej zložky pôvodcu sa označí aj jej názvom.
zobraziť paragraf
§ 8
Evidovanie záznamu a spisu prostredníctvom elektronického systému správy registratúry

(1)
Prostredníctvom elektronického systému správy registratúry sa vedie jeden registratúrny denník alebo viac navzájom prepojených registratúrnych denníkov. Agendové systémy sa môžu prepojiť s elektronickým systémom správy registratúry. Prepojenie elektronického systému správy registratúry s inými agendovými systémami, ako aj rozsah prenosu dát upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.
(2)
Registratúrny denník obsahuje údaje podľa osobitného predpisu,10) prípadne aj ďalšie údaje podľa rozhodnutia pôvodcu. Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu.10a)
(3)
Záznamy sa môžu do registratúrneho denníka evidovať na viacerých miestach súčasne pri zachovaní centrálnej evidencie. Záznamy eviduje podateľňa a jednotlivé organizačné zložky pôvodcu v rozsahu ustanovenom pôvodcom v registratúrnom poriadku.
(4)
Záznamu sa prideľuje v chronologicko-numerickom rade evidenčné číslo záznamu, číslo spisu a poradové číslo záznamu v rámci spisu automaticky. Obsah spisu sa vytvára automaticky. Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii vyznačuje udelením príznaku, ktorého formu upraví pôvodca v registratúrnom poriadku. V evidencii, v ktorej sa evidujú utajované registratúrne záznamy, je príznakom uvedenie skratky stupňa utajenia podľa osobitného predpisu.10b)
(5)
Zápis musí umožňovať zaznamenávanie histórie záznamu.11) Opravy a identifikácia osôb, ktoré ich vykonali, sa zaznamenávajú automaticky. Registratúrny denník sa uzatvára automaticky.
(6)
Elektronický systém na správu registratúry musí byť v zhode so štandardmi ustanovenými osobitnými predpismi.12) Ak sa v elektronickom systéme na správu registratúry evidujú aj utajované registratúrne záznamy, musí tento systém spĺňať opatrenia ustanovené v osobitnom predpise.10c)
(7)
Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.
zobraziť paragraf
§ 9
Evidovanie záznamu a spisu bez využívania elektronického systému správy registratúry

(1)
Evidencia prijatých záznamov sa vedie spravidla v podateľni.
(2)
Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu“.
(3)
Registratúrny denník obsahuje
a)
poradové číslo,
b)
dátum prijatia záznamu,
c)
označenie odosielateľa,
d)
dátum odoslania záznamu odosielateľom, ak je čitateľný,
e)
číslo spisu odosielateľa,
f)
vec,
g)
označenie spracovateľa,
h)
dátum odovzdania na spracovanie a dátum vybavenia,
i)
adresáta,
j)
spôsob vybavenia,
k)
registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia a spravidla aj záznam o vyradení spisu.
(4)
V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Záznam sa eviduje v poradí, v akom vznikol alebo v akom bol prijatý; číslo prvého takého registratúrneho záznamu je číslom spisu. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný.
(5)
Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis príslušného vedúceho zamestnanca organizačnej zložky pôvodcu.
(6)
Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník podľa odseku 3 sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu. Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis. Na utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy sa vzťahujú § 8 ods. 4 tretia a štvrtá veta rovnako.
zobraziť paragraf
§ 11
Tvorba spisu

(1)
Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu. Spis sa vytvára spájaním registratúrnych záznamov, ktoré sa viažu k tej istej veci. Spis sa vytvára ako elektronický spis, neelektronický spis alebo kombinovaný spis.
(2)
Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje názov pôvodcu, názov jeho organizačnej zložky, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa a označenie „Spisový obal“. Pre spisy, ktoré obsahujú iba elektronické registratúrne záznamy, sa spisový obal nevyhotovuje.
(3)
Ak osobitný predpis neustanovuje inak, registratúrny záznam, ktorý je úradným listom, sa vyhotovuje s predtlačou podľa technických noriem13) alebo inej obdobnej technickej špecifikácie, ktorá obsahuje
a)
názov a adresu pôvodcu alebo jeho organizačnej zložky,
b)
identifikačné údaje registratúrneho záznamu, ktorými sú číslo spisu, do ktorého patrí, dátum vzniku registratúrneho záznamu a priezvisko spracovateľa, prípadne aj jeho kontaktné údaje; elektronický registratúrny záznam sa vyhotovuje v predpísaných formátoch.
(4)
Pôvodca, ktorý vedie správu registratúry prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, môže neelektronický registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, ukladať v chronologicko-numerickom usporiadaní spôsobom, ktorý umožní zaradiť ho v prípade potreby do príslušného spisu. Takýto neelektronický registratúrny záznam musí mať v odtlačku prezentačnej pečiatky uvedené číslo registratúrneho záznamu.
(5)
Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku,14) lehotu uloženia15) a znak hodnoty16) podľa registratúrneho plánu pôvodcu.
(6)
Obsah spisu je neoddeliteľnou súčasťou spisu a obsahuje poradové číslo registratúrneho záznamu, dátum jeho prijatia alebo odoslania, označenie odosielateľa alebo adresáta, vec a počet príloh, spôsob a dátum vybavenia. Spracovateľ vytvára obsah spisu priebežne. Vzor obsahu spisu je uvedený v prílohe č. 2.
(7)
Neelektronické registratúrne záznamy zaraďované do spisu sa spájajú vložením do spisového obalu. Elektronické registratúrne záznamy sa spájajú prostredníctvom štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre a väzbách a údajov o ich správe; neelektronické registratúrne záznamy s elektronickými registratúrnymi záznamami sa prepoja pomocou odkazov. Podmienky prevedenia neelektronického záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje registratúrny poriadok pôvodcu. Podmienky prevedenia neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje osobitný predpis.16a)
(8)
Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu
a)
ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti pôvodcu,
b)
obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť pôvodcu,
c)
vzniknutému z vlastného podnetu pôvodcu,
d)
adresovanému pôvodcovi, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti,
e)
ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti pôvodcu.
(9)
Číslo spisu obsahuje označenie pôvodcu alebo jeho organizačnej zložky, poradové číslo z registratúrneho denníka alebo inej evidencie a rok. Číslo spisu môže obsahovať aj iné znaky charakterizujúce skutočnosti súvisiace so spisom.
(10)
Registratúrny záznam zapísaný v obsahu spisu sa vybavuje pod číslom spisu. Po uzatvorení spisu sa ukladá pod číslom spisu v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre.
(11)
Súčasťou vybaveného spisu je spravidla registratúrny záznam, ktorým spracovateľ spis vybavil, alebo záznam o jeho vybavení.
(12)
Ak bude nasledujúci kalendárny rok prijatý alebo vytvorený nový registratúrny záznam patriaci do spisu z predchádzajúceho roka, spis dostáva nové číslo a nový spisový obal, do ktorého sa vloží tlačivo „Obsah spisu“ a spis z predchádzajúceho roka. Nové číslo spisu sa môže vyznačiť aj na pôvodnom spisovom obale. Pri evidovaní ďalšieho registratúrneho záznamu v novom kalendárnom roku sa v obsahu spisu pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. V registratúrnom denníku sa vyznačí aj číslo spisu z predchádzajúceho roka.
(12)
Spis sa ukladá do registratúry roka, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. Jednotlivé registratúrne záznamy nesmú byť z uzatvoreného spisu vyňaté.
(13)
Pôvodca môže z dôvodu efektívnosti a racionalizácie vlastnej činnosti viesť iné evidencie o spisoch alebo zo spisov. Podrobnosti o ich vedení upravuje registratúrny poriadok.
zobraziť paragraf
Poznámka
1)
§ 2 písm. l) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
2)
§ 11 až 16 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
3)
§ 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).
4)
§ 60f ods. 1 zákona č.305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
4a)
§ 3 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
4b)
Čl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).
4c)
Čl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.
4d)
Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.
5)
Zákon č. 272/2016 Z. z.
6)
§ 2 písm. q) výnosu č. 525/2011 Z. z.
7)
§ 2 písm. e) vyhlášky č. 135/ 2009 Z. z.
8)
§ 35 a 36 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.
9)
§ 4 ods. 4 zákona č. 305/2013 Z. z.
9a)
§ 9 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.
10)
Body 9.1 a 9.3 prílohy č. 1 výnosu č. 525/2011 Z. z.
10a)
§ 9 ods. 3 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.
10b)
§ 3 ods. 2 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
10c)
§ 2 ods. 6 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.
11)
§ 2 písm. p) výnosu č. 525/2011 Z. z.
12)
Výnos č. 525/2011 Z. z. Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.
13)
STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností (01 6910).STN 88 6101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy (88 6101).
14)
§ 2 písm. w) výnosu č. 525/2011 Z. z.
15)
§ 10 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
16)
§ 9 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.
16a)
§ 21 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.
16b)
§ 31a ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
16c)
§ 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.
16d)
§ 10 ods. 8 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.
16e)
§ 5 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
16f)
Napríklad § 47 ods. 5 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov.
16g)
§ 8 zákona č. 272/2016 Z. z.
16h)
§ 3 písm. i) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.
16i)
§ 10 ods. 9 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.
16j)
§ 10a zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.
17)
§ 10 ods.12 zákona č. 305/2013 Z. z.
18)
§ 20 ods. 1 vyhlášky č. 628/2002 Z. z.
19)
Napríklad vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 543/2005 Z. z. o Spravovacom a kancelárskom poriadku pre okresné súdy, krajské súdy, Špeciálny súd a vojenské súdy v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 618/2005 Z. z. o tvorbe spisu orgánmi činnými v trestnom konaní a súdmi v znení vyhlášky č. 96/2009 Z. z., vyhláška č. 48/2019 Z. z., vyhláška Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky č. 22/2010 Z. z., ktorou sa vydáva Spravovací poriadok pre katastrálne úrady a správy katastra.
19a)
Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
19b)
§ 26 ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z.
20)
Výnos č. 55/2014 Z. z. v znení neskorších predpisov. ISO/IEC 15948 Information technology – Computer graphics and image processing – Portable Network Graphics (PNG): Functional specification. Súbor ISO/IEC 10918 Information technology – Digital compression and coding of continuous-tone still images.
21)
§ 3 ods. 1 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 42/1994 Z. z. o civilnej ochrane obyvateľstva v znení neskorších predpisov.
22)
§ 3 ods. 2 zákona č. 42/1994 Z. z. v znení neskorších predpisov.
zobraziť paragraf
Načítavam znenie...
MENU
Hore